Assistant de Direction H/F Shades

Rattaché(e) directement au Directeur Général, vous occupez un rôle central dans le fonctionnement de la gouvernance et des instances de l'Ordre.

Véritable point d'appui de la Présidence et de la Direction Générale, le poste combine des missions d'assistanat stratégique, de coordination des instances et d'office management institutionnel, avec un haut niveau d'exigence en matière d'organisation, de discrétion et de qualité de service.

1. Assistance de la Présidente et du Directeur Général

- Gestion proactive d'agendas complexes, priorisation des sollicitations et arbitrage des demandes
- Interface de confiance avec les élus, les membres des instances, les partenaires institutionnels et les parties prenantes externes
- Coordination des relations institutionnelles
- Participation à la gestion des relations publiques
- Mise à jour et fiabilisation des bases de contacts institutionnels

2. Coordination des instances et gouvernance

- Organisation logistique et administrative des instances (conseils, commissions, bureaux, assemblées, etc.)
- Préparation des convocations, des ordres du jour et des dossiers de séance
- Interface entre les élus, la Direction Générale et les services internes

3. Office management et fonctionnement du siège

- Gestion de l'accueil, du courrier et des flux administratifs
- Organisation des réunions internes et externes
- Gestion des espaces, des salles de réunion et des prestataires associés
- Organisation des événements institutionnels (voeux, réunions officielles, événements internes et externes)
- Contribution à la qualité de l'environnement de travail et à l'image de l'institution