Secretaire Medical Service Bloc Operatoire H/F

Centre Hospitalier Chateauroux le Blanc

Direction : Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales Pôle : Chirurgical

Service : Bloc opératoire UF : 2200

Métier : Secrétaire médical(e) Corps : Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif

Code métier : 40L20 / 45A20

Cadre règlementaire : fonction publique hospitalière

Définition du métier

- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, admissions, convocations, etc.)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Rédiger, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale

Définition statutaire

Statut : CDD/CDI/titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie : B / C

Organisation du travail :

- Poste à temps plein
- Amplitude horaire : 37 h30
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui q non X

Suppléance (le cas échéant) : sur le secrétariat d'anesthésie et sur le secrétariat de réanimation polyvalente

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

- Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales
- Cadre de santé de proximité
- Cadres de pôle

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

- Médecins du service
- L'ensemble des professionnels du service
- Partenaires paramédicaux des services de soins du centre hospitalier
- Secrétaires médicales, PAE
- Prestataire interne à l'institution : pharmacie, transport, service technique....
- Prestataire externe à l'institution

Missions du service

- Accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, préparation des réunions, ...)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Tenue à jour du dossier patient.
- Saisie des données liées à l'activité médicale
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence
- Inventaire de matériels, équipements, dossiers...

Missions spécifiques du poste

- Missions principales :

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, de l'entourage.
- Prise de rendez-vous informatique
- Elaboration des documents (CRO-CRH, courriers patients...)

- Missions spécifiques en lien avec la qualité :

- Gestion des dossiers patients et mise à disposition
- Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances
- Déclaration des EI

- Autres missions spécifiques :

- Consultations d'anesthésie : conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Gestion et coordination médico-administrative
- Edition des plannings de consultation
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
- Actes découlant des appels et consultations :
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultations

- Fonction d'encadrement des stagiaires et nouveaux arrivants

Activités

Activité :

- Actes découlant des appels et consultations :

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultation
- Saisie des données liées à l'activité médicale : création des mouvements de consultations
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents...
- Vérification des informations administratives/identité

- Actes découlant des missions secrétariat bloc opératoire :

- Tâches quotidiennes

- Répondre aux demandes diverses (imprimer documents, chercher des numéros de téléphone, sortir des dossiers, problème de séjour en salle de réveil...)
- Programmation des blocs opératoires avec prise de rendez-vous d'anesthésie

- Gestion des courriers ambulatoires (CRH-CRO-Ordonnances diverses -divers certificats - VSL - arrêt de travail et prise de rendez-vous post-opératoire)
- Envoi des courriers de la veille d'UCA
- Gestion des appels téléphoniques en collaboration avec le bureau de régulation

- Tâches fréquentes

- Envoi de mail au Président du conseil de bloc pour valider compte rendu de réunion après relecture et correction
- Envoi de mail aux membres du conseil de bloc et de la commission des utilisateurs après validation des comptes rendus
- Envoi des convocations pour les réunions et réserver les salles de réunion

- Préparer les documents pour les membres du conseil de bloc ou de la commission des utilisateurs (photocopies et classement en fonction de l'ordre du jour) et faire la feuille d'émargement
- Assister aux différentes réunions (conseil de bloc, commission des utilisateurs et réunion de service)
- Créer les anesthésies hors bloc pour les péridurales et les chocs électriques + création du dossier d'anesthésie + créer n° d'archive pour les accouchements sans péridurale ayant eu une consultation obstétrique
- Proposer une date de reprogrammation si annulation et refaire valider le dossier d'anesthésiste en consultation ou redonner un rendez-vous si le délai de la consultation d'anesthésie est trop long par rapport à la date initiale du bloc
- Prévenir le service concerné si annulation ou modification de bloc après la validation du programme du jeudi
- Commande de fournitures + reprographie
- Numération des archives d'anesthésie des blocs pour le CH de Le Blanc
- Gestion des plages vacantes au bloc opératoire (si elles sont rendues ou reprises)
- Envoi mail si des plages de blocs sont vacantes et faire la modification sur la plage de bloc
- Archivage de documents divers

- Tâches ponctuelles

- Paramétrage des salles de bloc pour l'année en cours ainsi que l'année suivante en incluant le mode dégradé pendant les vacances scolaires et modification si plage rendue ou reprise pendant l'année en cours
- Paramétrage des heures de consultation d'anesthésie + les ouvertures de salle d'anesthésie sur Dx Planning
- Vérifier les dates de LEC pour que les dates ne soient pas en même temps que les dates de vacances scolaires.
- Archivage des dossiers de l'année passée (préparer les boîtes d'archives et les ranger)
- Récapitulatifs des congés des chirurgiens sur un tableau après les avoir demandés dans les différents services
- Création et/ou remise à jours de différents tableaux

Risques professionnels

- Risques psychosociaux : stress liés à la charge de travail, et aux situations d'urgences
- Risques de troubles musculosquelettiques : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port de dossiers)
- Risque de troubles visuels liés à l'utilisation d'écrans

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

- Savoir faire

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de divers natures
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de programmation
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifie, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Maitriser la langue Française et la terminologie médicale
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Savoir être

- Faire preuve de capacité à travailler en équipe, adopter un comportement conforme aux règles en vigueur dans l'établissement
- Faire preuve de capacité d'adaptation
- Faire preuve d'implication dans le travail, avoir le sens des responsabilités
- Avoir le sens de l'accueil et du service public
- Travailler en équipe / en réseau

Conditions d'accès au poste

Diplôme requis :

- Bac science médico-sociale
- Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

- Connaissance de la bureautique
- Connaissance de l'environnement médical.