Agent en Charge de l'Accueil de la Mairie et de l'Agence Postale Communale - Commune le Grand Bourg H/F

Communes

Au sein du service administratif composé de 3 agents et sous la responsabilité de la secrétaire générale de Mairie, l'agent devra assurer les missions d'accueil de la Mairie et de gestion de l'agence postale communale.

-LES MISSIONS D'ACCUEIL DE LA MAIRIE:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique : accueillir le public avec amabilité - Renseigner le public - Recevoir, filtrer et orienter les appels - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier - Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée» - Assurer le traitement des courriers départ ;
- Communication- Afficher et diffuser les informations (Facebook, site internet, panneau d'affichage numérique) ;
- Répondre aux demandes d'état civil (copies d'actes, avis de mention...) ;
- Gérer les demandes de la population (Recensement militaire des jeunes - Dossier d'aide social ou APA, Attestation d'accueil...) ;
- Gestion des salles et du matériel de la commune : Gérer les réservations et tenir les plannings des salles - Rédiger et mettre à jour les conventions de location ou de mise à disposition des salles et matériels, maintenir un lien avec les associations ;
- Gestion locative- Rédiger les baux des locataires, préparer l'état des lieux d'entrée et/ou de sortie, communiquer les éléments nécessaires à l'émission des titres de loyers, révision de loyer et régularisation des charges en fin d'année ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs de la collectivité ;

- MISSION GESTION APC:

Services postaux :
- Assurer tout affranchissement manuel
- Vendre des timbres-poste à usage courant
- Vendre des enveloppes et Prêt-à-Poster
- Assurer le dépôt des objets y compris recommandés
- Traiter le retrait de lettres et de colis en instance
- Traiter le dépôt des procurations courrier
- Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
Services financiers et prestations associées
- Gérer les dépôts et retraits d'espèces