Agent Chargé de l'Accueil et de Missions Administratives H/F

Mairie

MISSIONS
Accueil du public de l'Hôtel de Ville
Gestion du courrier (départ / arrivée)
Gestion des parapheurs
Gestion administrative pour la Direction de l'administration générale
Soutien administratif aux services

ACTIVITES PRINCIPALES
Missions administratives d'accueil et de courriers
Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public sur place ou par téléphone pour les services,
Garantir la continuité de l'accueil physique et téléphonique,
Accueil des usagers lors des permanences de Madame le Maire (prise en note et transmission des messages en l'absence de permanence),
Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger vers les interlocuteurs adéquats,
Prendre les messages précis et les transmettre aux destinataires,
Récupérer le courrier à la poste,
Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant,
Assurer l'ouverture et l'enregistrement du courrier dans le logiciel de courrier (scanner et traiter),
Préparer le courrier sortant : impression des courriers des services (dématérialisation, modernisation et centralisation) et le cas échéant de son bon affranchissement.

GESTION ADMINISTRATIVE :
Soutenir le travail administratif du service,
Participer à l'organisation de l'affichage réglementaire,
Tenir des tableaux de bords et statistiques,
Assurer la frappe de courriers-type.

ACTIVITES ACCESSOIRES :
Renfort administratif de l'ensemble des services et notamment possibilité de renfort
accueil et standard sur tous les sites,
Possibilité de faire des courses exceptionnelles en dehors de la commune, et du département, notamment à Paris à la demande des services,
Participer à l'organisation logistique du Conseil Municipal et des instances.

*****CDD de 3 mois (renouvelable)*****