Assistant de Direction H/F

Randstad

Assistanat de Direction
Gérer l'agenda et les rendez-vous via l'outil informatique de la Direction Générale et des membres du CODIR
Organiser et préparer les déplacements et réunions internes et externes (conférences, séminaires, visites diverses.)
Organiser et préparer les réunions internes avec 4 participants, dont au moins 1 participant externe (calendrier, documents de travail.)
Réception des messages des riverains sous toutes les formes (email, appel vocal.) et tenue du tableau de bord de suivi des demandes riverains
Reporting des messages riverains auprès de la Direction Générale et diffusion des réponses
Mise en forme de documents (courriers, comptes rendus.)Fonction accueil
Assurer l'accueil physique des visiteurs
Assurer les relations téléphoniques, filtrage et prise de messages

Secrétariat
Récupérer le courrier à l'accueil situé au rez-de-chaussée
Traiter le courrier entrant et sortant dans le cadre d'une démarche de dématérialisation
Organiser et réaliser le classement physique et informatique des documents dans l'esprit d'une démarche qualité et de dématérialisation
Envoyer des courriels d'information de premier niveau à l'équipe à la demande de la Direction Générale
Moyens généraux
Vérifier l'état des salles de réunion, de l'espace détente et de l'espace accueil visiteurs (eau, matériel, machine à café, stock de café, maintien du bon ordre.)
Gérer les fournitures de bureau (recensement des besoins, commandes, réception, distribution/rangement, validation des factures)
Gestion du copieur multifonction (approvisionnement, maintenance)
Préparer diverses commandes liées au bon fonctionnement de l'entreprise (fournitures diverses, café, matériel informatique, téléphonie mobile.)
Réceptionner les colis et livraisons au rez-de-chaussée
Participer à la préparation de l'arrivée de nouveaux salariés (installation du matériel bureautique, badges d'accès, ouverture des comptes RIE, clés de bureaux, préparation des EPI.)
Gestion du prestataire informatique (recensement des difficultés, planification des interventions, suivi de la prestation)
Référent interne sur le serveur informatique (création, modification de dossiers)
Gestion de la flotte automobile (nettoyage, entretien, contrôle technique, assurance)
Gestion des moyens de télécommunication (mobile, fixe et internet)Vérification par un prestataire des dispositifs électriques, extincteurs et dispositifs d'éclairage de secours des locaux