Technicien en Gestion Administrative H/F

INSERM - DR Nouvelle-Aquitaine

Mission principale :

Au sein du pôle administratif de l'Unité et plus particulièrement du pôle ressources humaines et missions, sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale, il/elle assure des fonctions d'assistance technique pour les équipes dont il/elle a la responsabilité, en particulier dans le domaine des RH et l'organisation des déplacements des membres de l'unité. Il/elle intègrera une équipe dynamique et bienveillante de 8 personnes et bénéficiera du soutien de ce collectif pour se former aux procédures et outils propres à sa mission.

Activités principales :

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes.

· Centraliser au niveau des équipes scientifiques toutes les demandes de recrutements et reconduction de contrats.

. Mettre en place et suivre les crédits de personnel et mission en relation avec le pôle gestion financière de BRIC

· Mettre en place et alimenter les outils de suivi de l'activité de gestion du personnel pour les équipes et le commun.

. Participer aux réunions et formations institutionnelles propres à son activité.

· Participer aux réunions hebdomadaires du service administratif.

· Gestion du personnel:

- Gestion des conventions de stages

- Gestion des congés, reprise d'activité, décharges horaires, Temps partiels, CET...

- Constitution des mémoires de vacations ou dossiers recrutement/renouvellement CDD

- Tenue de la base de données du personnel.

- Demande des badges d'accès, des comptes e mails.

- Remise du livret d'accueil et règlement intérieur à tout nouvel entrant.

- Organisation des sessions d'accueil des nouveaux entrants en lien avec les Assistants de Prévention.

· Organisation des déplacements temporaires du personnel de BRIC

- Validation des informations concernant le missionnaire

- Vérification de la Demande d'Ordre de Mission et émission de l'ordre de mission

- Gestion des réservations d'hébergement et de transport et confirmation via le Bon de Commande.

- Gestion de l'État De Frais au retour du missionnaire.

Afin d'assurer une continuité de service au sein de l'équipe, il ou elle pourra être amené-e à assurer la gestion des approvisionnements courants des équipes de recherche

De nombreux groupes de travail autour de diverses thématiques ou sujets sont très actifs au sein de l'unité, notamment dans l'organisation d'évènements scientifiques ou de communication vers les patients et la société. Ils sont ouverts à toute personne souhaitant s'y impliquer.