Secrétaire Services Techniques H/F REGION NORMANDIE

Sous l'autorité du Directeur adjoint technique responsable du périmètre, la secrétaire :
- Appuie les encadrants et les équipes des services techniques dans l'organisation professionnelle ;
- Assure l'accueil (téléphonique et physique) des Services techniques et un premier niveau d'information (ou oriente vers le Service compétent) ;
- Favorise la transversalité des informations.

Activités attendues sur le poste :
Appuyer les encadrants et les équipes des Services techniques dans l'organisation professionnelle, dont :
- Gérer les agendas des encadrants des Services techniques (planification de rendez-vous, envoi des invitations, réservation de salles, etc.) ;
- Suivre les réponses aux sollicitations diverses et participer à leur mise en forme (courriers, mise sous e-parapheur, notamment) ;
- Assurer le secrétariat du périmètre assigné (appui administratif, comptes-rendus de réunions, commandes de matériel, aménagement de bureaux, etc.) ;
- Préparer des réunions et visites en lien avec l'activité des Services ;
- Préparer les plannings (astreintes, absences, etc.) et transmettre les informations à l'appui au pilotage RH ;
- Organiser et planifier les astreintes dans l'ensemble de leurs modalités administratives ;
- Gérer le stock de fournitures de bureau et de consommables informatiques ainsi que les éventuelles interventions sur les moyens informatiques (photocopieurs) ;
- Participer à la création et au déploiement d'outils et procédures de suivi de l'activité ;
- Assurer le lien avec les Responsables des équipes techniques (RET) et les équipes mobiles (E2M) notamment au titre des EPI ;
- Gérer l'utilisation des véhicules affectés à la Direction.

Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmettre un premier niveau d'information lorsque possible ou orienter vers le service compétent, dont :
- Être garant du professionnalisme de la Direction auprès des différents interlocuteurs aussi bien internes qu'externes ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'information des visiteurs, partenaires et interlocuteurs internes ou externes ;
- Assurer une réponse de premier niveau / une orientation des demandes entrantes ;
- Préparer et assurer l'accueil des nouveaux arrivants (dont outils et matériels) en appui aux managers.

3) Favoriser la transversalité des informations, dont :
- Assurer la fluidité des transferts d'informations entre la collectivité et la Direction ;
- Assurer l'interface entre la Direction et les Responsables de service ;
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement des services ;
- Assurer la communication interne à la Direction ;
- Participer à la création, au déploiement et à la mise à jour des outils de suivi de la communication (Mise en forme de notes, bilans,...).

Relations fonctionnelles internes et externes :
- Interne : Services techniques et ressources de la DBR, autres Directions (Direction des Lycées normands, Direction des Marchés des Assemblées et du Juridique..).
- Externe : interlocuteurs externes.

Contraintes du poste :
- Disponibilité ;
- Permanence avec les autres secrétaires sauf motif dérogatoire RH ;
- Déplacements ponctuels en lien avec l'activité des Services (réunions de service, journées thématiques,...).

Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité innovante qui favorise :
L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine, jusqu'à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie, un restaurant administratif de qualité (Rouen) et tickets restaurant (Caen) et des tarifs avantageux pour les loisirs.
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La Région Normandie s'engage en favorisant l'inclusion et la diversité. Les postes sont ouverts à tout candidat, sans distinction de genre, de sexe, d'origine, de nationalité ou de tout autre aspect lié à son identité, ainsi qu'aux personnes en situation de handicap.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement
Ce poste vous attire ? N'attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu'une copie de votre dernier diplôme