Assistant Administration des Ventes Export H/F Groupe Piment

Le Groupe Piment cherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes Export H/F basé à Rinxent dans le 62.

Maitrise Anglais obligatoire.

Positionnement du poste dans l'organisation :

Sous l'autorité du Président Directeur Général (hiérarchique / décision) et de la Coordinatrice ADV (opérationnelle)
En relation avec différents intervenants : la direction et tous les services de la Société

Missions et responsabilités :

-Réaliser le traitement administratif et commercial des commandes clients dans un objectif de qualité
-Assurer la communication administrative entre les différentes branches de l'entreprise.
-S'assurer que les commerciaux Exports disposent des supports techniques et commerciaux nécessaires et transférer les demandes aux autres services.
-Enregistrer les commandes dans les meilleurs délais et transférer les informations aux commerciaux et à la production
-Faire les devis des commerciaux conformément au tarif
-Suivre les commandes
-Repérer les commandes hors délai de livraison et reporter les informations aux commerciaux
-Organiser les transports (formalités administratives, mentions légales, formalités douanières, relations avec les transporteurs)
-Suivre la facturation et règlements (crédit documentaire, lettre de crédit...)
-Support aux commerciaux pour les appels d'offre

ØTâches :

-Participation aux meetings commerciaux et salons
-Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande (suivi commande, informations produit etc)
-Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients allemands, anglais etc
-Etablir devis dans le strict respect des tarifs et des conditions de ventes validées par la direction
-Transmettre les données sur les modalités techniques et commerciales aux clients, aux commerciaux terrain
-Enregistrer la commande, vérifier les conditions de réalisation (délais, mode de conditionnement, en informer les clients et les commerciaux) sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur GmbH
-Transmettre le suivi hebdomadaire des commandes en cours de fabrication
-Vérifier les éléments de paiement des commandes (règlement, facturation. frais de port etc), vérification des en-cours et des couvertures crédits
-Génération des factures clients sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur GmbH
-Collecter les éléments nécessaires à la réponse aux appels d'offre : effectuer toute la trame documentaire et s'assurer de la réponse dans les délais
-Constitution de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d'offre
-Transmettre les éléments nécessaires aux réunions hebdomadaires

Informations complémentaires
-Savoir : Connaissance des produits, du tarif, maîtrise de la langue anglaise
-Savoir-faire : Maitrise de l'outil informatique, Power point etc...
-Savoir être : Réactivité, rigueur, organisation, dynamisme, sens de la communication, polyvalence