Secrétaire Transport H/F

France Travail

Vous aurez pour missions principales :
Préparer les dossiers, tableaux de bord et comptes rendus.
Assurer la circulation des informations entre direction, exploitation et comptabilité.
Gérer les priorités administratives de la direction.
Participer à la mise en place de procédures internes.
Suivre certains projets transversaux (sécurité, qualité, flotte, assurances.).
- Responsabilités :
1. Administration du transport
Vérifier les documents : lettres de voiture (CMR), bons de livraison, feuilles de route.
Saisir les commandes dans le logiciel transport (TMS).
Mettre à jour les dossiers clients et transporteurs.
Classer et archiver les documents.
2. Accueil et coordination
Accueillir chauffeurs, clients et partenaires.
Vérifier les documents obligatoires (permis, FIMO/FCO, carte conducteur).
Recenser les besoins en formation des chauffeurs et du personnel administratif.
Suivre les échéances obligatoires : FIMO, FCO, CACES, habilitations, etc.
Mettre à jour les tableaux de suivi des formations et des dates de validité.
Organiser les sessions de formation (inscriptions, convocations, planning).
3. Suivi assurance
Déclarer les sinistres transport (avaries, casse, perte, vol).
Constituer les dossiers de sinistre : CMR, photos, réserves, bons de livraison.
Suivre l'avancement des dossiers avec l'assureur et les clients.
Relancer les interlocuteurs (assureur, client, transporteur).
Mettre à jour le registre des sinistres et indicateurs internes.
4. Gestion du carburant
Suivre les consommations de carburant des véhicules (PL, SPL, VL).
Contrôler tickets carburant, cartes carburant et relevés mensuels.
Identifier les anomalies : surconsommation, incohérences, pertes, erreurs de saisie.
Mettre à jour les tableaux de bord carburant.
Suivre les cartes carburant : création, désactivation, remplacement.
Communiquer avec les chauffeurs en cas d'écarts ou de besoins de régularisation.
5. Relation clients et fournisseurs
Répondre aux appels entrants.
Traiter les réclamations simples.
- Compétences requises :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
Connaissance du secteur transport (CMR, affrètement, messagerie).
Utilisation d'un TMS appréciée.
Connaissance des procédures assurance transport.
Maîtrise des outils de suivi carburant (tableaux Excel, portails fournisseurs).
Saisie rapide et rigoureuse.
Comportementales
Organisation, rigueur, gestion des priorités.
Réactivité face aux imprévus.
Sens du service client.
Diplomatie, calme, capacité à gérer des situations sensibles.

.Entretiens : première semaine de février
Prise de poste : mi-février