Assistante - Assistant de Direction H/F

Agence Régionale de Santé Auvergne - Rhône Alpes (ARS Auvergne-Rhône-Alpes)

L'Agence Régionale de Santé recrute un(e) assistant(e) de direction à sa Direction inspection justice usagers !

La Direction inspection justice usagers est une direction métier transversale directement rattachée à la direction générale. Elle a vocation à organiser de manière opérationnelle les missions régaliennes de l'agence conduisant de fait à sécuriser les décisions du directeur général. La nouvelle direction est organisée autour de 3 pôles :
- Pôle Usagers Réclamations
- Pôle mission inspection évaluation contrôle (MIEC)
- Pôle Santé Justice

Activités principales : dont une partie pour les deux sites Lyon et Clermont

Assurer l'accueil téléphonique et gérer la boite aux lettres du pôle
Gérer le point d'entrée acroweb du pôle MIEC et le parapheur électronique de la responsable de pôle
Assurer le suivi du circuit des courriers au siège, avec les DD et entre les deux sites du pôle MIEC
Assurer le suivi de la totalité des lettres de missions, des décisions, des rapports d'inspection (siège et DD), suivi des signatures, envoi aux DD et aux destinataires (pour le siège)
Enregistrer les lettres de mission
Organiser les réunions (réunions de pôle, réunions mensuelles de site sur Clermont Ferrand, réunions inspectrices, Comité technique, réunions avec les directions, entretiens annuels d'évaluation...)
Rédiger les comptes-rendus des réunions de pôle
Gérer les demandes de création de dossiers sur le réseau en lien avec la DSI et assurer l'attribution des droits aux agents
Gérer les commandes de fournitures / site de Lyon
Assurer la reprographie (photocopies, scans, impression de documents...)
Référent utilisateurs outil de courrier électronique (acroweb)
Organiser les déplacements de la responsable PMIEC (et appui aux autres membres de l'équipe si besoin)
Apporter une aide aux inspecteurs du pôle sur la bureautique, mise en forme des lettres, des rapports, divers travaux de secrétariat, démarrage des visio-conférences au besoin...
Cogestionnaire de l'outil SI-ICEA, en relai de la gestionnaire, pour la saisie des données de suivi des missions d'inspection
Tenue partielle de l'agenda outlook de la responsable de pôle
Participer à l'archivage et destruction des documents confidentiels
Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service

Poste ouvert aux fonctionnaires, aux agents UCANSS et aux contractuels.
Catégorie : B
Corps : SA
RIFSEEP : 3