Assistant Administratif Service Environnement - Dechets H/F

Communaute de Communes Medoc Estuaire

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction du service Environnement / Déchets, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil téléphonique et physique des usagers du service, ainsi que l'appui administratif, logistique et organisationnel de l'équipe dans la gestion quotidienne du service.
Il/elle assure également la suppléance de l'accueil du service Eau et Assainissement pendant les absences et la co-intendance du bâtiment de l'Ecosite.
Accueil téléphonique et physique du public et des partenaires des services. Renseigne les administrés sur les
demandes courantes et récurrentes d'informations relatives à la conteneurisation, les apports en déchèteries et la collecte
Gestion administrative :
- Réceptionne, tri et diffuse l'information aux interlocuteurs concernés du service ;
- Gère la mise en forme, l'enregistrement et le suivi des courriers dans le logiciel de gestion du courrier ;
- Gère l'envoi et le retour du parapheur : vérification des documents, respect de la charte, règles administratives, signature ;
- Saisit les bons de commande sur le logiciel comptable (commandes de matériel, prestations diverses), assure le suivi et valide les factures correspondantes.
- Gère les demandes de création/renouvellement des cartes d'accés aux déchèteries : réception des demandes mails ou papiers, analyse des documents, gestion des demandes incomplètes ou doublons d'adresses, saisie dans le logiciel de gestion et envoi postal ;
- Élabore mensuellement la facturation des apports en déchèteries des usagers professionnels et particuliers, ainsi que des cartes perdues ou volées pour transfert au service comptabilité
- Gère les demandes de dotations/échanges/réparations de bacs jaunes : réception des demandes mails ou papiers, analyse en lien avec le technicien du service pour validation, saisie dans le logiciel de gestion et création des ordres de service pour la livraison ;
- Élabore mensuellement le tableau des astreintes du service pour transfert au service des ressources humaines ;
- Participe au suivi administratif de l'exécution des marchés publics et contrats : gestion des signatures, suivi des échanges avec prestataires, gestion des relances, mise à jour semestrielle des formules de révision des prix ;
- Participe à la saisie des données techniques mensuelles (tonnages) ;
- Assure l'organisation logistique et administrative des réunions (prise de notes lors des réunions, mise en forme et envoi des convocations et compte-rendu, gestion du fichier des présences/absences, réservation de salle, assistance administrative lors de la réunion) ;
- Assure la gestion et le suivi des véhicules du service (gestion des clés, suivi facturation carburant, prise de rendez-vous pour les entretiens annuels et gestion) ;
- Gère les archives du service (codification des documents à archiver et élimination des archives non conservées).