Secretaire en Creche H/F AP-HP

MétierAdministratif - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationCRECHE HEGPPrésentation du service
La crèche « La Marelle » se trouve dans la rue piétonne de l'hôpital.

Crèche collective de 155 berceaux dont l'amplitude horaire est 6h45-21h45

Fermée les WE et jours fériés

La structure est organisée en 3 entités regroupant chacune une section de bébés, une section de moyens et une section de grands

- COMPOSITION DE L'EQUIPE

o 28 auxiliaires de crèche

o 9 CAP AEPE

o 2 agents hospitaliers

o 3 agents restauration-hôtellerie

o 1 logisticien

o 1 secrétaire

o 3 éducateurs jeunes enfants

o 1 psychologue

o 1 psychomotricien

o 1 pédiatre

o 1 directrice de crèche

o 3 adjointes à la directrice

o 1 coordinatrice
Vos missions
- Accueil physique et téléphonique.

- Transmissions selon les messages aux professionnels concernés en respectant le secret professionnel

- Préparation des affichages et des courriers parents

- Diffusion de différents affichages institutionnels à l'attention des parents et des personnels

- Archivage des documents selon la règlementation

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, archivage)

- Aide à la mise en forme et à la création de supports

- Gestion des courriers dédiés à la crèche

- Préparation de la commande de biberons et des repas en fonction des présences des enfants et envoi au service idoine.

- Recueil mensuel des habitudes alimentaires des enfants auprès des auxiliaires les informations et saisie des changements d'alimentation sous la responsabilité de l'infirmière puéricultrice.

- Logiciel AXEL NET :

- Imprimer les feuilles de présences pour chaque section.
- Saisie des certificats médicaux (absence d'enfant) et justificatifs des cadres (changements d'horaire ou de jours) et archivage
- Vérification journalière des pointages des parents et rectification si nécessaire au regard du règlement de fonctionnement en vigueur
- Réalisation de la facturation sous la responsabilité de la directrice de la crèche ou son adjointe
- Préparation et envoi des autorisations pour les prélèvements automatiques en lien avec la mission petite enfance et les services des finances du siège
- Impression tous les 17 du mois des plannings saisis par les parents sur le portail famille
- Gestion des difficultés rencontrées avec les écrans de pointage
- Mise à jour des dossiers famille le cas échéant

- Logiciel Saphir :

- Saisie, suivi et traçabilité des demandes de réparation (réparations matériel, locaux, fuites...).

- Commissions d'attribution des places en crèche

- Réception et traitement des demandes de places en crèche
- Accueil téléphonique/mail en lien avec les parents et explications relatives à l'attribution des places en crèches
- Préparation des tableaux de commission en lien avec la coordinatrice
- Suivi et traitement des réponses à faire aux parents après validation par la coordinatrice et le DRH
- Suivi des retours faits par les familles
- Etablissement des contrats et calcul des tarifs horaires après attribution des places en crèche
- Inscription sur le logiciel AxelNet de l'enfant

Profil recherché
Secrétariat et gestion administrative.
Bac professionnel secrétariat
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailEntre 8h et 17hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
- Possibilité d'aides à l'installation
- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé...)
- Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)
- Remboursement à 75% du titre de transport
- Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe...), salle de repos en libre accès...
- Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.Référence de l'offre2025-19666