Secretaire en Creche H/F

Hôpital Européen Georges-Pompidou

- Accueil physique et téléphonique.
- Transmissions selon les messages aux professionnels concernés en respectant le secret professionnel
- Préparation des affichages et des courriers parents
- Diffusion de différents affichages institutionnels à l'attention des parents et des personnels
- Archivage des documents selon la règlementation
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, archivage)
- Aide à la mise en forme et à la création de supports
- Gestion des courriers dédiés à la crèche
- Préparation de la commande de biberons et des repas en fonction des présences des enfants et envoi au service idoine.
- Recueil mensuel des habitudes alimentaires des enfants auprès des auxiliaires les informations et saisie des changements d'alimentation sous la responsabilité de l'infirmière puéricultrice.
- Logiciel AXEL NET :
Imprimer les feuilles de présences pour chaque section.
Saisie des certificats médicaux (absence d'enfant) et justificatifs des cadres (changements d'horaire ou de jours) et archivage
Vérification journalière des pointages des parents et rectification si nécessaire au regard du règlement de fonctionnement en vigueur
Réalisation de la facturation sous la responsabilité de la directrice de la crèche ou son adjointe
Préparation et envoi des autorisations pour les prélèvements automatiques en lien avec la mission petite enfance et les services des finances du siège
Impression tous les 17 du mois des plannings saisis par les parents sur le portail famille
Gestion des difficultés rencontrées avec les écrans de pointage
Mise à jour des dossiers famille le cas échéant
- Logiciel Saphir :
Saisie, suivi et traçabilité des demandes de réparation (réparations matériel, locaux, fuites...).
- Commissions d'attribution des places en crèche
Réception et traitement des demandes de places en crèche
Accueil téléphonique/mail en lien avec les parents et explications relatives à l'attribution des places en crèches
Préparation des tableaux de commission en lien avec la coordinatrice
Suivi et traitement des réponses à faire aux parents après validation par la coordinatrice et le DRH
Suivi des retours faits par les familles
Etablissement des contrats et calcul des tarifs horaires après attribution des places en crèche
Inscription sur le logiciel AxelNet de l'enfant