Assistant·e de Direction - Département de Seine-Saint-Denis H/F

Conseils départementaux

En binome avec la seconde secrétaire, assurer le secrétariat du pôle de direction (directrice et directeurs adjoint.es, chargé.es de mission, pôle système d'information et études, pôle communication) et le Service affaires générales SAG afin d'optimiser la gestion administrative de leur activité et garantir la bonne circulation des informations au sein de la Direction.

- Gérer les agendas, préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels du pôle de direction (fonds de dossiers, ordres du jour, réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques, accueil physique des rendez-vous)
-Assurer le suivi et la diffusion des flux de communication et d'informations entrants et sortants de la direction : réception, tri et aiguillage des courriers, notes et courriels externes et internes au sein des équipes, gestion des appels téléphoniques et prise de messages, gestion des parapheurs.
-Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi communs à l'ensemble des services de la direction, notamment ceux concernant la programmation des rapports présentés à l'assemblée délibérante, contribuer à l'archivage physique et numérique.
-Garantir l'accueil des nouveaux arrivants du Pôle de la direction dans de bonnes conditions en lien avec le SAG en effectuant les demandes logistiques, informatiques, matérielles du quotidien.
-Assurer la coordination de son activité avec celle des divers secrétariats de la collectivité et la mise à jour des contacts.