Assistant de Direction - Mairie de Thionville H/F

Communes

Sous la responsabilité du Directeur, l'assistant(e) de direction participe à la gestion administrative de la Direction Jeunesse et Sport.
Il/elle est une aide permanente au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers en collaboration avec les responsables du service Jeunesse et du service des Sports.

- Organisation de la vie professionnelle du directeur et de l'élue : organiser l'agenda et les prises de rendez-vous du directeur et de l'élue en fonction des priorités de la Direction.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : prise de note, rédaction et mise en forme des courriers et autres documents de la direction (rapports du conseil municipal, rapports d'activités, courriers officiels, etc.), organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Suivi des projets et activités de la Direction : intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire du service...
- Accueil physique et téléphonique du public (usagers et associations) : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Organisation et planification des réunions : rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur, les responsables de service et l'élue, respecter les délais de transmission de documents (réunions, conseil municipal...), prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.