Assistant Archives Service Eau Nature et Risques H/F

Prefecture de Departement Rhone

En vue d'un prochain déménagement de la Direction Départementale des Territoires du Rhône, une importante opération de tri et d'archivage de dossiers est en cours et doit être poursuivie au sein du service Eau, Nature et Risques. En effet, l'espace disponible dans les nouveaux locaux ne permettant pas d'archiver la totalité des dossiers vivants, il sera nécessaire de numériser certains dossiers ou certaines pièces régulièrement consultés et de verser les dossiers papiers aux archives intermédiaires de Corbas.

La mission consiste à contribuer à l'archivage des dossiers du service en appui aux agents dans le respect de la charte d'archivage, sous le contrôle de l'encadrement du service :

- en lien avec les chefs d'unité, pour chaque type de dossier : contribution à l'élaboration d'un cadre de travail pour définir le type de documents à numériser, le nommage des fichiers, la classification dans l'arborescence numérique,

- en autonomie : tri des dossiers, numérisation des pièces et enregistrement dans l'arborescence du réseau informatique selon le cadre de travail établi,

- préparation des dossiers papier pour versement aux archives :
- tri des dossiers, élimination des doublons et des documents annexes qui ne constituent pas des archives (versions provisoires, brouillons, notes manuscrites, versions intermédiaires, pochettes plastiques,.),
- classement et rangement sous boite d'archive annotée et cotée,
- rédaction des bordereaux de versement,
- alimentation d'un tableau général recensant les versements aux archives intermédiaires,
- organisation des prestations annexes (recours aux bennes papier) en lien avec l'assistante du service.

Liaison hiérarchique
- Poste rattaché à la référente Archivage du service

Relations internes et externes
- en interne, contacts privilégiés avec la référente Archivage mais aussi avec tous les agents du service
- en externe, contacts éventuels avec la responsable Archivage du SGCD

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire
- grande rigueur dans le classement et le tri de dossiers, le nommage des fichiers, la rédaction de bordereaux de versement, le renseignement de tableaux numériques

Profil Recherché :

Compétences techniques :
- maitrise des outils de bureautique

Savoir faire :
- capacités organisationnelles

Savoir être :
- rigueur
- autonomie
- savoir travailler en équipe

Le service eau, nature et risques est le service portant les politiques de préservation des milieux naturels (aquatiques et terrestres), de la biodiversité, de la forêt et de la prévention des risques naturels. Il est constitué de 4 unités (politiques de l'eau et de la nature, eau, faune-forêt-biodiversité, prévention des risques naturels).

Enjeux et objectifs du poste :
- classement et archivage des dossiers en vue d'une réduction de plus de 40 % du volume d'archive actuellement présent dans le service

Pièces à fournir pour candidater : CV et lettre de motivation adressée à M. Laurent GARIPUY, chef du service Eau, Nature et Risques,