Assistant - Assistante de Direction H/F

Adef Residences la Maison du Sophora

Vos missions :
Sous l'autorité du Directeur d'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social le cas échéant et dans le respect du secret professionnel, vous aurez en charge le suivi administratif des dossiers du personnel.
En collaboration avec la Cheffe de service éducatif et la responsable hôtelière,
- vous assurez les suivis des congés, absences, pointages . . .
- réalisez toute tâche à la demande du Directeur ou du Responsable hiérarchique

Description des activités :
Accueil :
- Recevoir les salariés et répondre à leurs demandes
Le cas échéant : suivre les effectifs des repas des résidents et personnels ( pointage et transmissions en cuisine )
Fonctionnement administratif :
- Assurer le suivi de la caisse ( encaissement des paiements et gestion quotidienne de la caisse )
- Assurer le suivi des visites médicales
- Réaliser les embauches et réembauche dans le logiciel de paie
- Alimenter le logiciel de paie
- Réaliser les rapprochements bancaires, états des monnaies et reconstitutions des chiffres d'affaires mensuels-
- Éditer les factures et saisir les chèques de règlement dans le logiciel de gestion des comptes clients
- Réaliser l'état mensuel CPAM pour le forfait soins-
- Consulter les relevés bancaires et saisir les informations dans le logiciel de gestion des comptes clients
- Facturer aux conseils départementaux les factures hébergement pour les résidents relevant de l'Aide sociale
- Remettre les chèques en Banque
- Saisir les bons de commande ( en partenariat avec l'agent de maintenance, la responsable hôtelière, la cheffe de service éducatif) , bon de livraison et factures dans le logiciel CEGID

Qualités :
Une Bonne maîtrise de l'outil informatique utiles à la fonction
Respecter les prescriptions du référentiel ( procédures, modes opératoires . . .)
Capacités à la polyvalence
Connaissances comptables
Rigueur, réactivité, organisation, méthode

Conditions d'exercice : travail hebdomadaire du lundi au vendredi de 9H00 /12H30 - 13H30 /17H30 ( avec pauses )