Gestionnaire de Formation et de la Mobilité à l'International H/F

Universite de Toulon

L'université de Toulon recrute un gestionnaire de formation et de la mobilité à l'international (F/H) pour l'école d'ingénieurs SEATECH. Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.

En plus de la formation initiale sous statut étudiant, SeaTech propose deux diplômes par apprentissage dans les spécialités Matériaux et Systèmes Numériques. Le Service de scolarité pédagogique des formations par apprentissage de SeaTech est composé de deux personnes positionnées au sein du pôle Activités pédagogiques de la Direction Administrative de Site de l'école et travaillant en lien fonctionnel étroit avec les deux responsables des formations par apprentissage.

La personne recrutée aura en charge la gestion administrative et pédagogique d'une formation ingénieur en apprentissage (i.e. les 3 années de formation du cycle ingénieur), le gestion administrative de la mobilité à l'international des apprentis de l'école (à ce jour deux formations existantes soit environ 130 apprentis) et la coordination administrative du montage du contrat d'apprentissage des apprentis rentrant en 1ière année ou changeant d'entreprise au cours de la formation

Activités principales :

Dans le respect des réglementations imposés des domaines d'activités

- Coordonner le volet administratif du contrat d'apprentissage pour les apprentis. Il s'agit de gérer et maitriser le processus de construction et de rédaction du contrat de travail par apprentissage (CERFA) entre l'apprenti, les services RH de son entreprise d'accueil, le Maitre d'Apprentissage et le FORMASUP MÉDITERRANÉE. Ces opérations se réalisent sous l'outil CACTUS du FORMASUP MÉDITERRANÉE

- Gérer le volet administratif des demandes de mobilité à l'international des apprentis (mobilité obligatoire pour la délivrance du diplôme) en lien avec le FORMASUP MÉDITERRANÉE et les procédures ERASMUS+ ou autres suivant les pays de destination. Cela consiste à accompagner individuellement chaque apprenti pour la construction du dossier et des démarches administratives via le logiciel CACTUS. Une maitrise des attentes et demandes des différents OPCO est indispensable. Par ailleurs une connaissance du projet TAGIF (dimension RSE/Développement Durable/Ecologie) est souhaitée. La coordination de la réunion de mise en place de la mobilité et la réunion du retour d'expérience post-mobilité sont 2 temps forts à programmer et animer.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Assurer l'accueil des apprentis et des intervenants extérieurs/intérieurs.

- Assurer le suivi de la vie universitaire et de la scolarité à SeaTech, informer et orienter les étudiants dans leurs démarches

- Assurer le secrétariat, l'assistance technique et logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des formations par apprentissage (Cactus, Net Ypareo (outils de Formasup Méditerranée), Apogée, e-candidat, hyperplanning (outils de l'Université de Toulon))

- Assurer les inscriptions pédagogiques des alternants (Cactus, e-candidat), le suivi et l'archivage de l'assiduité des apprentis (absences justifiées et injustifiées, attestations/certificats médicaux)

- Construire les emplois du temps en concertation avec l'équipe pédagogique et les intervenants extérieurs, réserver les salles et les équipements nécessaires au bon déroulé des enseignements. Maintenir à jour les emplois du temps suite à de possibles modifications (Hyperplanning)

- Assurer la logistique des formations en liaison avec les responsables de formation et les alerter en cas de dysfonctionnements

Assister les responsables de formation sur le suivi pédagogique des apprentis (coordonner le planning de différentes actions