Assistant de Gestion et d'Administration H/F

France Education international

Le Département Coopération en Éducation (DCE) décline cette mission selon quatre axes d'intervention : la réponse aux appels d'offres internationaux (Union européenne, Banque mondiale, Banques régionales de développement et agences bilatérales) et la conduite de projets ; l'offre de formations sur mesure et de produits d'expertise en France ou dans les pays demandeurs ; les missions de conseil et d'assistance technique en éducation ; l'organisation de conférences et séminaires sur des thématiques à la pointe de l'actualité éducative internationale.

Sous la supervision d'un tuteur chargé d'administration et de gestion de projets (CAG-Pro), et sous l'autorité de la directrice adjointe du département Coopération en éducation, l'apprenti(e) travaille au sein d'une équipe d'une vingtaine de personnes composée de chargés d'administration et de gestion de projets et de chef(fe)s de projet.

L'apprenti(e) travaille et échange au quotidien avec les services supports de France Éducation international (direction des ressources humaines, direction achats/finances, agence comptable, direction accueil/infrastructures, service du développement et de la communication), les experts, les fournisseurs, les partenaires, les bailleurs.

Activités principales

- Mise en oeuvre du processus de la dépense et suivi des dépenses :

- Suivi des mises en paiement,
- Contribution à l'édition de rapports financiers.

- Participation à la gestion et à l'organisation des déplacements et événements des projets de coopération en éducation (missions, séminaires et visites d'études) :

- Prise de contact avec les experts pour leur dossier administratif,
- Création d'ordres de mission,
- Demande de devis et réservation des titres des transports avec l'agence de voyage,
- Demande d'avances et d'allocations, traitement des soldes de mission,
- Réservation de l'hébergement et des salles.

- Participation à la mise en place de la contractualisation d'experts :

- Contact avec l'expert et constitution de son dossier administratif,
- Aide à la préparation du contrat,
- Préparation et mise à la signature des formulaires,
- Suivi du dossier avec le pôle des ressources humaines.

- Appui à l'organisation administrative et logistique du DCE :

- Constitution, mise en circulation et réception de parapheurs,
- Archivage des documents administratifs et financiers gérés par les CAG-Pro,
- Mise à jour des outils de gestion et des tableaux de bord.