Pas de salaire renseigné
Assistant de Direction - Conseil Départemental de Guadeloupe H/F
Conseils départementaux
- Gourbeyre - 971
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein de la Direction des Archives Départementales, Apporte une aide permanente au directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Assure le suivi comptable et financier de la DAD. Chargé du fonctionnement de la régie de la direction. Supervise les travaux d'entretien du bâtiment.
MISSIONS SPÉCIFIQUES
Gestion agenda du directeur.
Secrétariat de la direction.
Préparation des réunions.
Accueil physique. Filtre les appels téléphoniques.
MISSIONS COLLECTIVES
Participation aux projets transversaux de la Direction des Archives Départementales.
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Contacts directs et échanges permanents avec le directeur. Échanges fréquents avec les autres encadrants et agents du service. Relations ponctuelles avec les autres services de la collectivité
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Relations éventuelles avec les usagers du Département et ses partenaires externes.
SPECIFICITES, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau. Utilise régulièrement les logiciels bureautiques. Horaires variables et pics d'activité en fonction des nécessités de service. Grande disponibilité
SAVOIR
Circuits et procédures administratives et procédures du service
Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale et des collectivités partenaires du service
Comptabilité analytique
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Expression écrite et orale
Technique de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
SAVOIR FAIRE
Gérer les activités du secrétariat
Gérer les agendas des agents du service
Organiser le classement et l'archivage de la documentation du service
Réaliser les transmissions
Renseigner les tableaux de bord des activités des différents services rattachés à la direction ou au service
Suivre l'exécution budgétaire du service
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion
SAVOIR ÊTRE
Écouter les directives et mettre en oeuvre les consignes de travail
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Prendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
Publiée le 20/12/2025 - Réf : O971250325001543
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