Assistant Administratif - Formations H/F

Synergie

Mission longue durée - Prise de poste en janvier

Notre client est un organisme de formation de référence internationale. Organisme certificateur RNCP, engagé dans une démarche Qualiopi, qui place l'exigence pédagogique, la rigueur organisationnelle et la sécurité au coeur de son fonctionnement.

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) de haut niveau, véritable pilier du suivi administratif, pédagogique et qualité de l'école.Vos missions principales :

1. Accueil & relation candidats / élèves :
- Assurer l'accueil téléphonique et mail avec professionnalisme et bienveillance
- Qualifier les appels (candidats, élèves, familles, partenaires)
- Gérer les situations sensibles ou exigeantes avec calme, diplomatie et fermeté
- Contribuer activement à l'image haut de gamme et sérieuse de l'organisme

2. Support admissions & commercial :
- Prendre le relais sur les premiers contacts candidats
- Créer, suivre et mettre à jour les dossiers prospects
- Envoyer les dossiers d'inscription, contrats et documents d'information
- Accompagner les candidats et familles dans leurs démarches (financements, prêts, aides...)
- Participer activement au processus d'admission (convocations, confirmations, suivi)

3. Gestion administrative des élèves :
- Constituer, sécuriser et mettre à jour les dossiers élèves (papier & numérique)
- Suivre les pièces obligatoires : certificats médicaux, assurances, documents contractuels
- Gérer les situations spécifiques (mineurs, autorisations, suivi administratif particulier)
- Éditer attestations, certificats de scolarité et documents officiels

4. Organisation des sessions de formation :
- Gérer les inscriptions et réservations aux sessions
- Établir feuilles d'émargement, trombinoscopes et documents de session
- Assurer le lien administratif avec le coordinateur de formation
- Mettre à jour les historiques de participation

5. Suivi pédagogique & qualité - mission centrale :
- Centraliser les évaluations post Compétences indispensables :
- Excellente organisation et rigueur administrative irréprochable
- Très bonne maîtrise d'Outlook, Excel et Word
- Capacité à structurer, traiter et analyser des données
- Aisance rédactionnelle, orthographe impeccable
- Gestion simultanée de plusieurs dossiers avec méthode
- Sens aigu de la confidentialité et des responsabilités
- Savoir-être attendu
- Excellente présentation et communication professionnelle
- Sens de l'accueil, du service et du cadre
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs exigeants
- Calme, diplomatie, assertivité quand nécessaire
- Fiabilité, adaptabilité et esprit d'équipe
- Adhésion aux valeurs d'exigence, de sécurité et de professionnalisme

Ce que nous recherchons avant tout :
- Une assistante administrative structurée, fiable et proactive, capable de tenir un rôle central dans un environnement exigeant, normé et qualitatif.
- Ce poste s'adresse à une personne souhaitant s'inscrire dans la durée, évoluer avec l'organisme et monter en compétences au sein d'une structure reconnue.

N'attendez plus pour rejoindre l'équipe, à votre CV !