Charge·e d'Administration et de Formation H/F

Association Topophone

Topophone est un Pôle d'Actions Culturelles qui déploie un programme d'accès à la musique au sein des quartiers prioritaires et des territoires ruraux de la région Occitanie.

Présentation du poste :

Dans le cadre du développement de son activité de formation professionnelle, l'association recrute un-e chargé-e de formation professionnelle, placé-e sous la responsabilité de l'administratrice.

L'activité de formation représente actuellement 7 actions par an, pour environ 40 apprenants, concentrées principalement sur deux périodes : le printemps (mars-avril) et la rentrée (septembre-octobre).

Le poste comprend également une mission d'appui administratif, RH et comptable tout au long de l'année, réalisée dans le cadre de procédures existantes et en lien avec des prestataires externes.

Le poste sera donc organisé autour de 2 missions principales et des tâches afférentes :

A/ Chargé.e d'administration, RH et comptable (environ 70% du temps de travail)

Dans le cadre de procédures d'ores et déjà définies et sous validation de l'administratrice :
1. Ressources humaines
- Collecte et transmission des variables de paie (congés, absences, indemnités), en lien avec le prestataire de paie.
- Suivi administratif des salarié-es (classement des documents, bulletins de salaire).
- Onboarding des nouveaux salarié-es ou stagiaires.
- Suivi des contrats de mutuelle et de médecine du travail.
- Mise en place et suivi des contrats de Service Civique.
- Suivi administratif des aides à l'emploi.
- Gestion des demandes de formation des salarié-es auprès d'Uniformation.

2. Appui comptable
- Suivi de la facturation clients et des règlements.
- Suivi des factures fournisseurs et préparation des éléments de paiement, sous validation.
- Préparation des éléments comptables courants, en lien avec la comptable et l'administratrice.

3. Administration générale
- Appui à la vie associative (préparation de documents, comptes rendus, déclarations administratives).
- Classement et archivage des documents administratifs.
- Interface avec les prestataires externes (informatique, reprographie).

B/ Chargé-e de formation professionnelle (environ 30% du temps de travail)

1. Mise en oeuvre des actions de formation professionnelle
Sous la responsabilité de l'administratrice, le-la chargé-e de formation professionnelle assure la mise en oeuvre opérationnelle des actions de formation.
- Organisation logistique des sessions de formation (calendrier, lieux, moyens matériels).
- Coordination des formateur-rices et intervenant-es internes et externes.
- Suivi des actions de formation, de l'inscription des stagiaires à l'évaluation finale.
- Relation avec les stagiaires : information, inscriptions, suivi administratif.

2. Appui à la démarche qualité (Qualiopi)
- Mise en oeuvre et suivi des procédures liées à la certification Qualiopi.
- Collecte, transmission et suivi des indicateurs qualité.
- Participation aux audits et démarches d'amélioration continue.

3. Suivi administratif de la formation professionnelle
- Constitution et suivi des dossiers de formation (conventions, émargements, attestations).
- Coordination avec les financeurs de la formation professionnelle (OPCO, collectivités).

Environnement du poste et qualité de vie au travail
- Télétravail possible 1j / semaine
- 6 semaines de congés payés
- Plan de formation interne (plan de développement des compétences)
- 3 référent-e-s VHSS en place

Dates et type de contrat
- Date limite de réception des candidatures : 14/01/2026
- Période d'entretien : 19/01/2026 au 23/01/2026
- Date de prise de fonction souhaitée : 02/02/2026
- CDD de 6 mois renouvelable (période d'essai d'1 mois) - Temps plein - 35h hebdomadaire
- Lieux de travail : siège de Topophone - possibilité de télétravail 1 jour par semaine