Agent Administratif Polyvalent H/F Synergie

Mission longue durée - Prise de poste en janvier

Notre client est un organisme de formation de référence internationale. Organisme certificateur RNCP, engagé dans une démarche Qualiopi, qui place l'exigence pédagogique, la rigueur organisationnelle et la sécurité au coeur de son fonctionnement.

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) de haut niveau, véritable pilier du suivi administratif, pédagogique et qualité de l'école.

Vos missions principales :

1. Accueil & relation candidats / élèves :
- Assurer l'accueil téléphonique et mail avec professionnalisme et bienveillance
- Qualifier les appels (candidats, élèves, familles, partenaires)
- Gérer les situations sensibles ou exigeantes avec calme, diplomatie et fermeté
- Contribuer activement à l'image haut de gamme et sérieuse de l'organisme

2. Support admissions & commercial :
- Prendre le relais sur les premiers contacts candidats
- Créer, suivre et mettre à jour les dossiers prospects
- Envoyer les dossiers d'inscription, contrats et documents d'information
- Accompagner les candidats et familles dans leurs démarches (financements, prêts, aides...)
- Participer activement au processus d'admission (convocations, confirmations, suivi)

3. Gestion administrative des élèves :
- Constituer, sécuriser et mettre à jour les dossiers élèves (papier & numérique)
- Suivre les pièces obligatoires : certificats médicaux, assurances, documents contractuels
- Gérer les situations spécifiques (mineurs, autorisations, suivi administratif particulier)
- Éditer attestations, certificats de scolarité et documents officiels

4. Organisation des sessions de formation :
- Gérer les inscriptions et réservations aux sessions
- Établir feuilles d'émargement, trombinoscopes et documents de session
- Assurer le lien administratif avec le coordinateur de formation
- Mettre à jour les historiques de participation

5. Suivi pédagogique & qualité - mission centrale :
- Centraliser les évaluations post-formation
- Calculer les moyennes, saisir notes et appréciations
- Produire tableaux de suivi et statistiques pédagogiques
- Préparer les éléments de synthèse pour les débriefings internes

6. Contribution à la démarche Qualité (Qualiopi / RNCP / CFA) :
- Participer activement à la structuration et au suivi des process qualité
- Mettre à jour les documents qualité
- Être un appui administratif clé lors des audits et contrôles
- Appliquer rigoureusement les procédures internes