Secrétaire Enfance Jeunesse et Famille - Conseil Departemental de la Savoie H/F

Conseils départementaux

Sous la responsabilité du Chef de service, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Maison sociale du Département (MSD) Albertville - Ugine pour le service EJF/PMI
- Seconder le Chef de service, les psychologues et travailleurs sociaux dans l'organisation de leurs activités et du travail des équipes
- Garantir un accueil physique et téléphonique de premier niveau
- Assurer le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie
- Participer à la continuité de service de la MSD en matière d'accueil du public et de permanences des secrétariats

Accueil :
Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d'assurer la continuité des services

Secrétariat :
Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme...) Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement du courrier entrant ou sortant
Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
Assurer le traitement administratif des situations (contrat d'accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas...)
Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des dossiers EJF
Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale :
Organiser les agendas de l'équipe
Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...)
Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l'équipe
Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques...)
Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses...)
Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d'activité :
Garantir un premier niveau d'accueil et le respect des procédures administratives
Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
Participer à la continuité de service