Assistant de Direction - Villejuif H/F

Communes

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l'assistant.e comptable apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Elle.il participe à l'élaboration de procédures métier, améliore et harmonise la chaîne comptable notamment en assurant une veille réglementaire régulière.

Suivi des projets et activités de la Direction

o Rédaction de tous types de courrier administratifs
o Mise au propre et mise à jour des procédures internes
o Rédaction de comptes rendus et PV de réunion
o Renseigner et mettre à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la Direction (ex : garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision indicateurs d'activité, marchés en cours d'exécution, etc.)
o Renseigner et alimenter régulièrement le tableau de suivi de l'activité de la Direction
o Gestion et suivi de la Taxe de séjours de la collectivité

Suivi des ressources humaines et S.I. de la Direction

o Suivi des congés et des absences
o Préparation et accueil des nouveaux agents au sein de la Direction (clés, droits d'accès, matériels, bureau, etc.)
o Gestion des droits d'accès à Civil Finances

Organisation de la vie professionnelle de la Direction

o Accueil téléphonique et orientation des personnes / tiers vers la.e bon.ne interlocuteur.rice
o Organisation logistique des réunions et des missions de la Direction : réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents
o Organisation des déplacements de la Direction : réservation de moyens de locomotion
o Conception et mise à jour de l'annuaire de la Direction
o Gestion du stock des fournitures de bureau de la Direction
o Gestion des demandes techniques des locaux de la Direction
o Suivi des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
o Veille juridique et archivages des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
o Communication régulière en interne et en externe