Poste d'Adjointe Administrative Hospitalière est à Pourvoir à 50% a la Csme et 50% a Esope H/F

EPSM de l'Agglomération Lilloise

Concernant le CSME:

Aide et support à l'organisation des missions du CSME

- Gestion de l'agenda de la coordinatrice CSME
- Participation à la gestion de la boite mail CSME
- Organisation des réunions et comités de pilotage: planification, réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, mise en page et envoi de l'ordre du jour, prise de notes et rédaction de compte-rendu éventuels, réservation café/plateaux repas...
- Organisations des évènements (COPIL plénier, journée d'étude...): planification, convocations, réservation de salles, commande traiteur, gestion administrative des inscriptions, élaboration des feuilles d'émargement et badges, aide à l'organisation le jour de l'événement...
- Organisation des rencontres partenariales
- Appui administratif pour l'organisation d'actions de prévention

Gestion administrative et suivi

- Gestion des conventions: mise en page et mise à la signature des partenaires
- Demande de devis divers et envoi à la gestionnaire financière du CSME
- Rédaction et/ou mise en page des documents divers (courrier, rapport d'activités, compte-rendu de réunion)
- Mise en forme des supports de présentation (format Canva)
- Traitement de questionnaires et gestion statistique
- Classement de documents et archivage

Concernant l'ESOPE:

Gestion de l'information

- Accueil téléphonique, orientation et renseignements d'ordre général
- Travail en coordination avec les différents secrétariats des centres de santé, du CROUS et des CMP Lillois pour l'accueil des patients et l'organisation des RDVs
- Gestion des agendas des professionnels (médecins et infirmiers ESOPE)
- Rédaction et diffusion des plannings des professionnels sur les structures d'intervention
- Accueil téléphonique des patients et professionnels du CROUS

Aide à la prise en charge des patients

- Création des dossiers patients pris en charge
- Elaboration de plannings de consultations
- Planification et gestion des rendez-vous médicaux
- Planification des RDVs infirmiers d'un logiciel à l'autre
- Intégration de documents (auto-questionnaires, CR examens, ...) dans les dossiers patients
- Rédaction des courriers médicaux et assurer leur envoi
- Réalisation des rappels téléphoniques des RDVs et envoi de SMS

Aide et support à l'organisation du service (chef de service/cadre de santé)

- Assistance à la gestion des réunions de service, des rendez-vous partenariaux /réunions liés à l'activité du binôme de service : planification, préparation, rédaction des comptes-rendus le cas échéant
- Aide à la conception et à la mise à jour des tableaux de bord et relevés d'indicateurs
- Vérification des codages des actes
- Saisie et mise en forme (graphiques) des principaux documents, rapports, bilan d'activité, courriers

Gestion matérielle et logistique

- Gestion des fournitures d'unité et de matériel de bureau
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion