Secrétaire Administrative H/F

Office Français de la Biodiversité (OFB)

Mission

Sous l'autorité du chef de service départemental et du chef de service départemental adjoint et en lien avec le service administratif régional, la secrétaire administrative est chargée de la préparation et du suivi des dossiers administratifs, de la réception et du contrôle des pièces de dépenses, du suivi du budget, du traitement de la messagerie informatique, du traitement du courrier, du classement et de l'archivage ainsi que de l'accueil téléphonique.

Activités principales :

- Préparer et suivre les dossiers administratifs dans les domaines de la gestion des ressources humaines, du budget, de la logistique et du suivi des avis techniques et des procédures judiciaires :
o Produire les documents professionnels courants ;
o Rechercher et communiquer des informations ;
o Assurer la traçabilité et la conservation des informations ;
o Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités (appui informatique) ;
o Assurer le suivi administratif courant du personnel ;
o Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques

- Réceptionner, contrôler et exploiter les dossiers et les pièces à traiter (pièces de dépenses, factures, frais de déplacement, bons de commande, dossiers individuels...) ;
- Opérer la saisie du suivi des avis techniques et des procédures judiciaires ;
- Contribuer à l'établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire ;
- Traiter et rédiger les courriers (classement et archivage) et les messages informatiques ;
- Assurer le suivi des stocks ;
- Assurer l'accueil, l'orientation et le traitement des appels téléphoniques ;
- Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs.

Activités complémentaires :

- Chargée de voyages Jancarthier pour les agents du SD87