Assistant de Direction - Département du Val-De-Marne H/F

Conseils départementaux

Venez faire vivre le service public !
Le Conseil départemental du Val-de-Marne recherche un
Assistant de direction F/H
Titulaire ou Contractuel

Avec 7500 agents exerçants plus de 200 métiers, la collectivité territoriale du Val-de-Marne est le 2ème employeur du territoire. Ensemble, nous menons des actions engagées et solidaires afin d'améliorer la qualité de vie des habitants, usagers et agents du département.
La Direction des Systèmes d'Information (DSI) a pour mission le développement des applications informatiques, l'évolution, la mise en oeuvre, l'exploitation et la maintenance des systèmes informatisés et des réseaux de télécommunication utilisés par l'ensemble des services départementaux et des collèges.

Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur de la DSI, vos missions se décomposent comme suit :

Assistance au directeur:
- Gérer l'agenda Outlook du directeur (réunions, déplacements, relations internes/externes).
- Préparer les dossiers et documents nécessaires : fonds de dossiers, parapheurs.
- Rédiger courriers, notes et courriels.
- Participer à certaines réunions et rédiger les comptes-rendus.
- Mettre à jour organigrammes, listes de diffusion et annuaires.
- Coordonner les agendas des cadres de la direction.
- Assurer la fonction de référent des assistantes de la DSI.
- Organiser et suivre les plannings d'absences et de congés.
- Contribuer à l'amélioration des pratiques de secrétariat.

Accueil physique et téléphonique:
- Assurer l'accueil continu (8h-17h30) en lien avec les assistantes de la direction.
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels ; prendre les messages.
- Accueillir et orienter les visiteurs.
- Assurer l'intérim des assistantes de service et de la correspondante RH.

Traitement du courrier, des courriels et de la messagerie DSI:
- Être référent ELISE : attribution, suivi et réponse aux courriers.
- Trier, enregistrer et suivre les courriers et courriels signalés.
- Diffuser notes, informations et comptes-rendus.
- Recueillir les informations auprès des services pour préparer les réponses à la signature du directeur.
- Gérer la messagerie DSI : attribution des courriels et suivi des réponses.

Participation à la logistique:
- Organiser les réunions : salles, matériel, prestations, convocations, relances.
- Gérer les commandes de fournitures et d'équipements.
- Distribuer et suivre les badges d'accès.
- Demander les interventions de maintenance et dépannages urgents.
- Assurer le rôle de correspondant sécurité incendie (mise à jour des procédures).
- Organiser les événements annuels de la direction.

Autres activités:
- Suivre le déploiement de la fibre dans les logements de fonction.
- Participer aux actions transversales de la direction.
- Assurer le suivi des véhicules de la DSI (documents et contributions).