Assistant de Direction - Responsable Secrétariat du Maire H/F

Mairie

Le responsable du secrétariat apporte une aide permanente aux demandes de Monsieur le Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

MISSIONS DU POSTE

Vous êtes responsable de l'équipe, organise le quotidien
Vous gérez les congés de l'équipe
Vous êtes garant de l'image du Maire, non seulement auprès des administrés mais également auprès des élus et des services municipaux
Accueil physique et téléphonique et prise de rendez-vous, notamment dans le cadre des permanences de Monsieur le Maire
Relations ponctuelles régulières avec les services municipaux, notamment les directeurs et secrétariat des directions
Suivi des dossiers en cours, des projets et activités de la direction
Gestion des fichiers du service
Réception, ouverture, scan et enregistrement du courrier, des courriels et des dossiers envoyés en Mairie sur logiciel de gestion du courrier (Post-Office) pour diffusion et suivi auprès des services concernés
Organisation et planification de réunions
Rédaction et envoi quotidien au Cabinet des Rendez-vous du Maire
Gestion du courrier, de l'agenda et des déplacements du Maire en lien avec son Cabinet
Distribution et suivi des notes du Maire aux chefs de service municipaux
Rédaction de notes, courriers et comptes-rendus

Profil

Les compétences sont hiérarchisées par le chef de service en deux niveaux :

Indispensables (I)
Souhaitables (S)

Fort(e) d'une grande polyvalence et d'une expérience minimum de 2 ans à un poste similaire, vous travaillez au sein du Secrétariat du Maire.

Disponibilité, adaptabilité, ponctualité, réactivité et polyvalence (I)
Discrétion et loyauté (I)
Grande rigueur et sens de l'organisation (I)
Maîtrise des logiciels de bureautique, et plus particulièrement d'un logiciel d'enregistrement (I)
et du traitement des courriers entrants, (I)
Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles (I)
Grande adaptabilité et aptitude à gérer les priorités et le stress (I)
Aptitude au travail en équipe (I)
Pratique de la négociation (S) et diplomatie (I)
Capacité à anticiper (S)
Titulaire d'un BTS assistant(e) de direction ou équivalent (S)
Connaissances de l'environnement territorial (S)

CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE

Travail sur ordinateur
Horaires par roulement sur une plage horaire de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00 (l'assistante commençant à 08h30 le matin termine sa journée à 17h15, celle arrivant à 09h15 termine sa journée à 18h00)
Disponibilité horaire suivant les pics d'activité
Très grande disponibilité vis-à-vis de Monsieur le Maire
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Avantages collectifs au travail :

Prime annuelle
Amicale du personnel
Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
12 ARTT
Activités proposées pendant la pause méridienne (cours de fitness, de pilates et de tennis)
Participation à une mutuelle labellisée à hauteur de 30€ par mois
Participation à un contrat individuel facultatif de prévoyance Territoria Mutuelle à raison de 15€ par mois
Repas au restaurant communal à 3.05€