Assistant ADV H/F Trigo

Dans le cadre de son développement, notre entreprise spécialisée dans la formation recrute un(e) Assistant(e) Administration des Ventes. Véritable point d'entrée et de coordination administrative, vous assurez la gestion des actions de formation du début à la fin, depuis la commande client jusqu'à la clôture administrative et financière de la session. Par votre polyvalence, vous contribuez directement à la qualité de l'expérience client et au bon fonctionnement de l'activité formation.

Au coeur de l'activité, vous assurez l'établissement et le suivi de la facturation des prestations de formation. Vous gérez les bons de commande, conventions et documents administratifs liés aux formations, effectuez l'envoi des factures, assurez les relances clients et contribuez au suivi des impayés. Vous produisez également un état mensuel de la facturation réalisée et à venir, permettant un reporting fiable auprès de votre responsable.

Vous participez activement à la préparation et à la distribution des supports pédagogiques. À partir des informations du CRM, vous identifiez les formations à venir, sélectionnez les supports nécessaires pour les formations standard et collectez les supports auprès des formateurs pour les formations sur mesure. Vous contribuez à leur mise en forme graphique, veillez au respect de la charte graphique et assurez l'impression, l'expédition et la mise à disposition des documents sur l'extranet client dans les délais impartis.

Vous êtes également en charge de la gestion de la documentation de fin de session. À ce titre, vous mettez à disposition les feuilles d'émargement et questionnaires d'évaluation via les outils internes, vous assurez de leur complétude et de leur intégration dans la base de données. Vous établissez et transmettez les attestations de formation aux stagiaires et aux responsables formation, en tenant compte des règlements clients. Vous réalisez la synthèse des évaluations de formation et diffusez en interne les indicateurs et informations clés. Vous assurez enfin la mise à jour des inscriptions aux newsletters et aux actions de formation.

Garant(e) de la fiabilité des données commerciales, vous mettez à jour les informations relatives aux offres et aux comptes clients dans le CRM groupe. Vous gérez également les accès clients aux modules e-learning et veillez à leur bon fonctionnement.

En complément, vous assurez les tâches administratives courantes : accueil téléphonique, aide à la réservation des salles de formation, des plateaux repas et des véhicules de location pour les formateurs, ainsi que la collecte des prérequis stagiaires auprès des responsables formation.