Assistant Administratif et Accueil H/F Shock

SHOCK recherche pour l'un de ses clients, acteur reconnu du secteur de l'assurance, un Assistant administratif et accueil H/F dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. vous assurez l'accueil et le support administratif de la structure, sous la supervision de la Responsable administrative. Vous êtes un point d'entrée essentiel pour les clients, partenaires et services internes, et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'agence.

Vos missions principales :

- Vous assurez le standard téléphonique en répondant aux appels entrants, en identifiant la demande, en orientant vers le bon interlocuteur et en prenant des messages fiables et complets. Vous participez à la qualité de service en veillant à une communication claire et professionnelle, et en gérant les sollicitations avec réactivité.

- Vous prenez en charge l'accueil physique des clients et visiteurs, en assurant une première écoute, en les orientant, et en veillant au respect des consignes d'accueil. Vous contribuez à maintenir un espace d'accueil organisé et à jour (affichages, documents disponibles, informations pratiques).

- Vous réalisez des tâches de gestion administrative courante, en appui de la Responsable administrative, telles que la mise en forme de documents, le suivi de dossiers, la saisie et la mise à jour d'informations, le classement et l'archivage. Vous participez à la gestion documentaire via la GED, notamment le traitement des documents entrants et sortants, la numérisation, l'indexation, le rangement dans les répertoires dédiés, et le respect des procédures internes.

- Selon les besoins du service, vous pouvez également contribuer à la préparation de courriers et mails types, au suivi de demandes simples (renseignements, prise de rendez-vous, transmission de pièces), à la coordination administrative avec les interlocuteurs internes, et à la relance de documents manquants, dans le respect des consignes données.