Assistant Administratif H/F CBRE GWS FRANCE

Rattaché au Responsable de Site, l'assistant administratif apporte son support en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs.

Il/elle est amené€ à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des coordinateurs et/ou du responsable du site.

Il/elle est force de proposition et garant d'une recherche d'amélioration permanente.

A ce titre, voici vos missions principales :

Effectuer différentes tâches administratives telles que la tenue des dossiers, le classement, le traitement du courrier entrant, le suivi des stocks de fournitures de bureau.

- Gérer les demandes clients via l'outil de communication et de tickets mis en place
- Suivre les requêtes et les interventions techniques par l'intermédiaire de l'outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.
- Réaliser des commandes fournisseurs et demander des créations fournisseurs dans la base fournisseurs.
- Assurer les contacts avec les fournisseurs pour le suivi des commandes et de la facturation.
- Réaliser un bilan financier mensuel avec le responsable de site.
- Planifier, coordonner et gérer de petits projets type événementiel ou déménagement
- Suivre les préventions d'urgence requises, et les contrôles opérationnels.
- Gérer le classement administratif concernant les commandes fournisseurs et clients, les contrôles règlementaires.
- Être la première personne de contact en face à face ainsi qu'au téléphone, pour l'équipe CBRE du site en assurant une image professionnelle face aux clients et visiteurs.
- Maintenir un contact régulier avec tous les fournisseurs partenaires afin de s'assurer que le service soit régulier.
- Assurer le support administratif sur la flotte auto : contraventions, livraisons/restitutions, gestion des sinistres, traitement des demandes des conducteurs (pneus, VDR, etc...)
- Assurer le suivi administratif du site : courriers, mise à jour des procédures, etc