Gestionnaire Administratif - Secrétariat Mutualisé Dd810398 H/F

Service Public

I - Fonction d'assistant(e) des pôles :
Sous la responsabilité des deux cheffes de pôle et la coordination de l'assistante de direction:
- Accueil physique et téléphonique,
- Prise des appels téléphoniques du pôle et orientation vers les collaborateurs des pôles,
- Gestion des courriers, réception, envoi, classement, mise sous ELISE, classement des fichiers sur le réseau informatique,
- Gestion des BAL génériques et notamment de la BAL «ars-oc-dd81-gestion-alerte»,
- Travail administratif en lien avec les missions exercées au sein du pôle (mise en forme des projets de courriers et de rapports de visite ou d'inspection, appui aux équipes pour certaines réunions, déplacements, archivage des BAL, etc.),
- Lien avec les services du siège de l'ARS travaillant fonctionnellement avec les deux pôles,
- Autres missions spécifiquesévolutives en fonction des besoins : Mise à jour/actualisation de la liste des médecins agréés, réception des certificats de décès papier et envoi mensuel à l'INSERM dans l'attente de leur dématérialisation, recensement des places libres d'hébergement temporaire en EHPAD, publication de certains actes au recueil des actes administratifs, etc.

II - Fonction de gestion des courriers usagers et élus:
En lien avec le gestionnaire en charge de la gestion des signalements et des réclamations,
- Centralisation et point de réception unique des courriers usagers et élus pour la DD,
- Orientation des courriers reçus vers les collaborateurs compétents,
- Suivi via tableur Excel ou système d'information dédié,
- Archivage,
- Relance pour garantir le respect des délais de réponse,
- Aide à la mise en forme des projets de courriers.

III- Intérim de l'assistante de direction en son absence:
Sous la responsabilité de la directrice départementale, en cas d'absence de l'assistante de direction,
- Gestion de l'agenda de la directrice départementale,
- Gestion des RDV, des réservations pour les déplacements, etc.
- Préparation des dossiers pour les réunions,
- Accueil physique et téléphonique pour la directrice départementale,
- Participation aux réunions du cabinet du DG.