Assistant Administratif - les Sables d'Olonne H/F

Communes

La ville des Sables d'Olonne recrute
ASSITANT ADMINISTRATIF (H/F)
Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs
Titulaire ou Contractuel

Une belle équipe vous attend dans un cadre de vie d'exception : l'une des Plus Belles Baies du Monde, la ville du Vendée Globe.
Depuis le 1er janvier 2019, la ville des Sables d'Olonne regroupe les communes du Château d'Olonne, d'Olonne sur Mer et des Sables d'Olonne. Avec ses 48 400 habitants, elle est la deuxième ville de Vendée.
Découvrez nos ambitions et votre futur cadre de travail : http://****/VilleDesSables/videos/343661057619919
PRÉSENTATION : La Direction de la Sécurité, Prévention et Tranquillité publique regroupe cinquante-huit agents au service de la mise en oeuvre des orientations municipales concernant la surveillance, la prévention et la répression des troubles à l'ordre public, des actes contraventionnels, délictuels et des incivilités. L'équipe, dans une logique de proximité avec la population, est composée d'une direction assistée d'un pôle soutien, d'un pôle prévention et deux unités de voie publique : une unité de surveillance de la voie publique (ASVP et CSU) et une unité de police municipale (jour et nuit).

MISSIONS :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des correspondants et visiteurs des directeurs
- Gérer le courrier entrant et sortant de la direction
- Participer à la gestion de l'agenda, de l'emploi du temps des directeurs et des temps forts de la direction
- Organiser, planifier et veiller à la logistique des réunions et des évènements de la direction
- Effectuer des prises de note, rédiger de compte-rendu/notes de service et assurer la mise en forme de documents
- Assurer le suivi et le classement de dossiers, de documents ou de courriers
- Suivre les dossiers relatifs aux contestations de verbalisation, déclarations des chiens dangereux, documents relatifs à la gestion RH des personnels du service....
- Effectuer un contrôle formel des documents internes et externes et des circuits de validation
- Analyse des plannings et des absences des équipes
- Porter soutien pour les actions de formation du service (en relation avec le CNFPT et le service formation de la collectivité)
- Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques
- Etablir et mettre à jour des tableaux de bord et de statistiques
- Effectuer la gestion financière (établissement de bons de commande, suivi des factures, engagement, liquidation), la réception des commandes, les relances des fournisseurs, le suivi de l'inventaire et des stocks
- Assurer la gestion immobilière (suivi de la maintenance préventive et curative, entretien et travaux)