Secrétaire de Formation H/F

AFEPT

L'AFEPT recherche un.e Secrétaire de Formation.
Le poste est à pourvoir au plus tôt et sera basé dans le Lot-et-Garonne (47).
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de Pôle, le.a secrétaire de formation aura pour rôle principal d'assurer le fonctionnement administratif pédagogique action de formation de l'AFEPT en liaison avec toutes les personnes concernées : stagiaires, équipe pédagogique, services centraux, partenaires, commanditaires ou personnes externes à l'établissement.

Vos missions :
Réguler le bon fonctionnement des actions et apporter un support administratif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et délivrer les informations nécessaires ou réorienter vers les personnes concernées.
- Compléter les outils de suivi et le reporting internes (SCFORM, Systèmes d'Informations dédiés au dispositif, ).
- Assurer une bonne communication auprès des partenaires et veiller à la complétude régulière des tableaux de bords de suivi des actions et des parcours.
- Effectuer un rapprochement entre les éléments de justification (émargements, livrables) et les données saisies dans nos outils puis transmettre, de manière conforme, les états de réalisation dans les systèmes d'information de nos partenaires (EOS, KAIROS, AROFE, PREST@PPLI, ROMEO, CERES, EDENRED...).
- Assurer la validation des temps de formation stagiaires.
- Préparer en lien avec le coordonnateur et l'équipe de formateurs les éléments nécessaires aux suivis, aux bilans et/ou à la facturation des actions.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs en vigueur.

Apporter des services aux apprenants :
- Contribuer à la gestion des prescriptions.
- Centraliser les émargements et les motifs d'absences (arrêts de travail, accident du travail, Attestation de salaire, déclaration, ...) en lien avec le coordonnateur et les formateurs.
- Constituer le dossier de prise en charge et/ou de rémunération du stagiaire.
- Effectuer les remontées d'information auprès de l'agence des paiements dans les délais impartis pour garantir le traitement de la rémunération.
- Répondre aux sollicitations des stagiaires dans le champ de ses attributions (questions relatives à la rémunération, aux services annexes à la formation comme la prise en charge des repas, prise en charge des nuitées d'hébergement, ...).

Assurer la circulation de l'information et garantir la qualité des suivis administratifs des stagiaires :
- Transmettre aux stagiaires les éléments contractuels de son parcours (attestation, tickets de restauration, Avis de paiement, copie d'émargement, ).
- Assurer les commandes de tickets service pour l'AFEPT.
- Renseigner les usagers sur le fonctionnement des dispositifs en charge, prendre les messages des bénéficiaires, des prescripteurs, des partenaires, des financeurs et les transmettre à l'équipe.
- Assurer en lien avec le coordinateur et partenaires externes dans le cadre de groupements les audits/contrôles des commanditaires (contrôles de services faits, FSE, CRE...). Sécuriser les remontées d'information.
- Dans le cadre de notre système qualité, contactez les apprenants et traitez les retours pour un suivi post formation.

Profil
Minimum Bac ou Bac Professionnel en apprentissage
Expérience minimum de 2 ans requise (même en apprentissage)

CDD à temps partiel de 28h/semaine (lundi, mardi, jeudi et vendredi).
Prise de poste le 05 janvier 2026