Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F

Communes

L'assistant de direction (H/F) accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec eux, lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant des activités visant à l'organisation des activités de la Direction.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Gestion des Logiciels ATAL et e-ATAL
- Mise à jour de la base de données
- Mise en place des plannings de formations et assurer le SAV utilisateur-métier
- Accompagner les services dans leur gestion et déploiement de solutions ATAL
- Paramétrages divers et gestions des comptes utilisateurs

Accueil et agenda
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Organiser et gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
- Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles.
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
- Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs

Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction et des services