Gestionnaire Administratif - Administrative du Diplôme de Compéte H/F

Universite D'aix Marseille

Le Service Universitaire des Langues (SUL) accueille chaque année des étudiants de multiples nationalités et accompagne leur apprentissage et perfectionnement des langues vivantes.

Depuis 1953, le Pôle FLE, basé à Aix-en-Provence, propose des formations en français langue étrangère (FLE) à tous les niveaux du CECRL.

Le Pôle CARLAM, situé à Marseille Saint-Charles, met à disposition des ressources, de l'autoformation et des certifications en langues.

Le Centre national DCL, également implanté à Marseille Saint-Charles, assure pour le ministère en charge de l'Éducation nationale la gestion nationale du Diplôme de Compétence en Langue (DCL), certification professionnelle reconnue.

Dans ce cadre, le SUL recrute un.e gestionnaire administratif.ve et pédagogique F/H pour contribuer à la gestion nationale du DCL et au bon fonctionnement du service.

Missions principales

La personne recrutée participera à la mise en oeuvre, au suivi et à l'amélioration des processus administratifs et financiers liés à la gestion nationale du DCL.

Gestion administrative et financière

Réaliser des opérations de gestion (recettes, dépenses, missions).
Saisir, contrôler et mettre à jour les bases de données dédiées aux inscriptions des candidats DCL.
Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs et pédagogiques (courriers, rapports, certificats, sujets d'examen.).
Appliquer la réglementation en vigueur et veiller à la conformité des procédures.

Suivi des partenariats et coordination
Assurer le suivi des relations avec les partenaires (entreprises, organismes sociaux, services publics.).
Instruire des dossiers spécifiques (conception de sujets, partenariats avec des organismes de formation.), mener les relances nécessaires et garantir le respect des échéances.
Collecter et exploiter des données pour produire bilans, tableaux de bord et statistiques.

Appui au fonctionnement du service
Contribuer aux opérations logistiques du service.
Accueillir, accompagner et orienter les interlocuteurs internes et externes (téléphone, courriel).
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
Classer et archiver les documents conformément aux règles en vigueur.
Participer à la démarche qualité du service.

Profil

Connaissances
Environnement de l'enseignement universitaire et de la gestion administrative.
Excellentes qualités rédactionnelles en français.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Aisance orale.

Savoir-faire
Gérer et suivre des dossiers administratifs et financiers avec des échéances strictes.
Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi, bilans et statistiques.
Préparer, rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
Accueillir et orienter différents publics, y compris en situation sensible.
Travailler en équipe et coopérer avec des interlocuteurs variés.
S'adapter aux outils numériques et aux évolutions organisationnelles.

Savoir-être
Sens du service public, de l'accueil et de l'accompagnement.
Rigueur, organisation, réactivité et fiabilité.
Discrétion, confidentialité et respect des règles.
Diplomatie, aisance relationnelle et écoute.
Autonomie, esprit d'initiative et capacité d'adaptation.

Lieu : Campus Saint-Charles, 13003 Marseille
Contrat : CDD 12 mois
Prise de poste souhaitée : dès que possible
Rémunération : 1520€ net / mois puis 1595€ net / mois après un an d'ancienneté