Assistant - Assistante de Direction H/F

AMPTA

Vos missions :
Coordination et gestion administrative
- Soutenir la direction dans l'organisation de son activité et celle de l'association : gestion des agendas, organisation des déplacements et des rendez-vous, accueil téléphonique et physique des visiteurs.
- Rédaction de courriers, compte rendus, suivi des dossiers, suivi des échéances.
- Gestion des événements indésirables ; commandes spécifiques.
- Transmission d'informations liées à l'activité de l'association.

Organisation des événements associatifs
- Coordination et gestion des événements clés de la vie de l'association.
- Organisation des réunions du Conseil d'Administration.

Gestion des ressources humaines
- Suivi des congés des salariés, gestion des affichages obligatoires, diffusion des offres d'emploi; Intégration des nouveaux arrivants et accompagnement des stagiaires.

Management d'équipe
- Coordonner et animer le Pool de secrétariat et superviser l'activité des agents techniques rattachés à la direction.
- Déplacements fréquents sur les sites de l'association.

Référente informatique
- Commande et gestion du matériel informatique et des problèmes (en lien avec l'informaticien)
- Création des accès du logiciel patient, suivi des extractions mensuelles.
- Gestion des codes sécurisés et du pilotage du dossier RGPD.
- Mise à jour du site internet.
- Gestion de la flotte téléphonique.
- Veille documentaire et réglementaire

Gestion des locaux et véhicules
- Gestion des locaux, des contrats (assurances, EDF.), des sinistres, suivi des travaux et interventions avec les prestataires, en lien avec les agents techniques et les équipes.
- Gestion du parc de véhicules de l'association : assurances, déclaration de sinistres, suivi des entretiens, planification des utilisations.