Gestionnaire de Formation Continue - 193 - 194 H/F

Université de Toulouse

Le/la gestionnaire assure l'inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux.
Ce bureau fait appel à 14 plateformes d'organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.

1- Assurer l'accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
- Accueillir le public FTLV
- Identifier et analyser la demande
- Orienter vers l'interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande
- Informer les différents publics
- Informer individuellement sur l'offre de formation, les conditions d'accès à la formation et sur les sources de financement possible.

2- Inscrire les stagiaires
- Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire
- Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
- Contrôler l'ensemble des pièces constitutives du dossier d'inscription
- Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
- Assurer l'inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE
- Assurer la saisie des données relativés aux stages et stagiaires dans le système d'information interne
- Etablir les conventions ou contrats de formation professionnelle

3- Assurer la gestion des stagiaires
- Assurer le suivi et la gestion des assiduités
- Etablir la pré-facturation et l'ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire
- Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
- Gestion des factures impayées mensuellement
- Contribuer à l'établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)
- Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l'accompagner dans l'évolution de sa situation économique et sociale

4- Certifier les stagiaires
- Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)
- Gérer l'édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des dtages (le cas échéant)
- Classer les diplômes
- Archiver le dossier des stagiaires

5- Assurer le suivi des diplômés
- Réaliser l'enquête sur l'insertion professionnelle (le cas échant)

6- Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social
- Informer le stagiaire de ses droits
- Constituer les dossiers de demande d'aide sociale auprès d'organismes tels que France Travail et la Région Occitanie

7- Participer à des manifestations institutionnelles grand public

8- Participer à la démarche Qualiopi
- Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
- Etre amené en cas de contrôle qualité à être audité
- Participer aux réunions et aux groupes