Gestionnaire de Dossiers H/F Nantes Métropole

DG Ressources/ Département du BATII/ Direction Ateliers Energie Exploitation Livraisons Evènementiel

Vous assurez la gestion administrative des dossiers de prêts de matériels/mobiliers, livraisons et transport

Vos missions:
Assurer la gestion administrative des demandes de prêts de matériel et de mobilier, livraisons et transport
- Assurer un accueil physique et prendre en charge les appels téléphoniques
- Réceptionner et trier les demandes de prêts (courriels, courriers, ...) et les enregistrer dans les logiciels métier
- Transmettre les demandes pour étude aux chargés études et de programmation
- Assurer le suivi administratif des demandes: demandes de pièces complémentaires (appels téléphoniques), réponses aux clients, copies et archivage
- Renseigner les clients sur l'état d'avancement de l'instruction de leur demande
- Réaliser les courriels de réponse aux clients dans les délais
- Mettre à jour les fichiers clients
- Renseigner les indicateurs d'activité

Assurer l'assistance du responsable du guichet unique
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Rédiger, relire, mettre en forme divers documents et les diffuser si besoins ( infos diverses, planning élections, etc)

Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement
- Respecter et faire respecter les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité,
- Communiquer à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés, et participe à leur résolution,
- Contribuer aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides, ...
- Agir dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATII, la réduction de nos impacts environnementaux.
- Être force de proposition pour améliorer les conditions de travail et agir sur la prévention des risques physiques et psycho-sociaux.