Assistant - Assistante de Direction H/F

Pôle Emploi

Missions principales
Administration du personnel (ADP) de l'entrée à la sortie du salarié
- Gérer les temps de travail (modulation) du personnel, les congés et les absences (maladie, accidents du travail.), et assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps KELIO.
- Mise à jour des plannings de production et de congés de l'entreprise.
- Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi.).
- Gérer le suivi administratif avec les instances représentatives du personnel (CSE) en préparant les réunions CSE (centralisation des points, convocations, rédaction des ordres du jour, affichages et transmission des éléments aux élus).
- Assurer le relais avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations.
- Accompagner les managers et les conseillers sur toutes questions relatives à la présence, absences et congés.
- Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement.).
- Mettre en place des actions de communication interne (assurant la bonne circulation de l'information au sein de l'entreprise), et élaborer des documents de communication interne.
- Rédiger des comptes rendus de réunion.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
RH/ gestion de la paie
- Concevoir et actualiser les supports de suivi et de gestion (mise en place et mises à jour des outils de travail pour le suivi RH et la paie (SIRH)).
- Réaliser une veille juridique et sociale RH.
- Saisir les éléments variables de la paie : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
- Établir les bulletins de paie (sous le logiciel SILAE).
- Mettre en place des indicateurs et données statistiques à destination des opérationnels.
- Rédiger les profils de postes et les offres d'emploi.
- Participer à des salons (job dating) pour présenter l'entreprise à de futurs candidats.
- Assurer la diffusion des offres en interne et en externe.
- Établir un planning d'entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement. Organisation, suivi des recrutements, présélection des candidatures (réception, tri et sélection des CV), rapport.
- Préparer les documents administratifs d'embauche d'un salarié : promesses d'embauche, DPAE (déclaration préalable à l'embauche), contrats de travail, avenants, visites médicales, mutuelle..
- Accueil des nouveaux salariés, présentation de la structure, signature contrats
- Organiser l'intégration d'un nouveau salarié (définition du process d'intégration et accueil) en présentant l'entreprise au nouveau recruté (collègues, règlement intérieur, fonctionnement global et différents services.).
- Prendre en charge le suivi des périodes d'essai.
Gestion de la mobilité et de carrière
- Administrer des dossiers individuels des salariés (notes des nouveaux éléments survenant au cours de leur carrière : promotions, accidents de travail, sanctions.).
- Suivre les campagnes des différents entretiens (annuels/professionnels)
- Procéder à des études concernant le personnel (évolution de carrière ou de salaire).
- Suivre les actions de mobilité ou de reclassement.
- S'occuper du suivi des dossiers de prévoyance sociale et de retraite.
Formation
- Recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel.
- Accompagner/orienter les salariés sur la gestion de leurs comptes de formation.
- Mettre à jour les formations obligatoire de l'entreprise.
- Établir et suivre les plans de développement des compétences pour les salariés et constituer les dossiers de financement avec les OPCO.
Gestion des stagiaires
- Être en charge de la relation écoles/universités et participer à des salons pour présenter l'entrepris