Assistant Administratif H/F DEFI SYSTEMES

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve), dynamique et motivé(e) pour rejoindre une PME industrielle en forte croissance.

Intégré(e) au service Administratif et rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Administrative, vous aurez pour mission les tâches administratives suivantes :

- l'accueil téléphonique et l'accueil physique des visiteurs,
- la réception du courrier entrant et le dépôt de courrier sortant à la Poste,
- la gestion, l'expédition et le suivi des colis sortant avec l'émission de bons de livraison (TNT, FEDEX, France Express...),
- la réalisation de devis et négociation auprès de différents fournisseurs,
- la gestion et le suivi des fournitures administratives,
- la constitution et la mise à jour de tableaux de suivi (transport, nuitées à l'hôtel, fournisseurs, clés, Qui est là...),
- la participation à la rédaction des procédures applicables à son poste de travail.

Vous serez également en appui sur les tâches administratives liées aux projets et aux achats telles que :

- l'enregistrement des commandes clients et la constitution des dossiers techniques,
- l'établissement du tableau de suivi de projet (détail des factures à émettre),
- l'établissement des factures clients, l'enregistrement et le suivi sur CHORUS PRO,
- la relance des factures clients arrivant à échéance de règlement ou échues,
- la relance des PV de réception relatifs aux factures clients auprès des Chargés d'Affaires,
- l'organisation des déplacements des collaborateurs (hôtellerie, location de voiture, transport...),
- l'établissement du tableau relatif aux nuitées à l'hôtel des collaborateurs en déplacement,
- la gestion, le suivi et la négociation du transport des commandes clients/fournisseurs auprès des transporteurs,
- l'établissement et le suivi des demandes d'accès des collaborateurs sur les sites clients,
- l'établissement des demandes d'habilitation des collaborateurs,
- la constitution de classeurs administratifs (DOE) pour les clients,
- la rédaction de certains bons de commande,
- la relance auprès des fournisseurs pour obtenir les ARC (Accusé de Réception de Commande) et la garantie du respect des délais.

Ponctuellement, vous pourrez être amenée à apporter votre assistance aux différents services de l'entreprise.