Assistant - Assistante de Direction H/F

Cynorkis

Contexte
Au sein d'un bureau d'études CYNORKIS, l'assistant(e) de direction administrative et financière assure le soutien opérationnel de la direction et contribue au bon fonctionnement administratif, comptable et financier de la structure.
Il/elle est l'interlocuteur(trice) privilégié(e) de la direction, des clients, des fournisseurs et des partenaires pour les aspects administratifs et financiers.

Rattachement hiérarchique
- Rattachement direct : Gérant de la société.
- Relations internes : ingénieurs d'étude, chefs de projet.
- Relations externes : clients, fournisseurs, cabinet comptable, banques, organismes sociaux, administration

Missions principales
A. Assistance de direction
Filtrer et traiter les appels, courriels et courriers entrants
Préparer et mettre en forme des documents : comptes-rendus, présentations, notes internes, rapports simples
Organiser les réunions (convocations, ordre du jour, supports, compte-rendu)
Assurer la gestion et le classement des documents administratifs (papier et numérique)

B. Gestion administrative générale
Accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires
Suivi du courrier (réception, envoi, recommandé, archivage)
Gestion des contrats de sous-traitance et de prestataires
Suivi et mise à jour des dossiers administratifs des projets (administratif clients, devis signés, marchés, ordres de service, PV de réception.)
Mise à jour et suivi des tableaux de bord administratifs (suivi des contrats, échéances, assurances, etc.)

C. Gestion financière et comptable (en lien avec l'expert-comptable)
Préparer les éléments pour la comptabilité : saisie et classement des factures encaissements/décaissements rapprochement bons de commande / bons de livraison / factures / suivi des notes de frais et remboursements
Établir et suivre la facturation clients :préparation des factures d'honoraires (acompte, situations, solde) à partir des informations projets ; suivi des règlements, relances clients, gestion des retards de paiement
Suivi de trésorerie (tableau de suivi, prévisions à court terme)
Assistance au suivi budgétaire et des indicateurs mensuels et annuels (CA, marge par projet, charges principales)
Préparation de documents pour le cabinet comptable (situations, clôtures, bilans)

D. Administration du personnel (selon organisation)
Suivi administratif des salariés : dossiers du personnel, visites médicales, mutuelle/prévoyance
Transmission des variables de paie (heures, absences, primes, notes de frais) au cabinet comptable / service paie
Mise à jour des registres obligatoires (entrées/sorties, médecine du travail, etc.)
Participation à l'accueil administratif des nouveaux collaborateurs (dossier, contrats, livret d'accueil)

4. Activités transverses
Contribution à l'amélioration continue des procédures administratives et financières
Participation à la mise en place et au suivi d'outils de pilotage (tableaux Excel, logiciel de gestion, CRM/ERP.)
Veille sur les échéances légales et contractuelles (assurances, agréments, déclarations, etc.)
Préparation de dossiers d'appels d'offres (pièces administratives, DC1/DC2, etc.)