Assistante de Gestion Administrative - Commune de la Bourboule H/F

Communes

Assistance en ingénierie administrative et comptable sur le suivi des dossiers techniques en lien avec les directions thématiques, les directions support et les pôles techniques.

- Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité des directions Opérations et Services du public & Infrastructures
- Positionnement fonctionnel : Sous l'autorité du responsable des services techniques et chefs d'équipes

Ingénierie administrative :
- Participe à la création et à alimentation d'outils et d'indicateurs de suivi de l'activité technique et de la police administrative de la commune (tableau de bord ; reportings)
- Participe à la création et à alimentation d'outils de suivi pour
- Coordination des services de la ville avec les services externalisés (Suivi de l'éclairage public en lien avec Territoire Energie ; Sivom ; Sectom ; ERDF ; Pimagaz ; LEE ; Département du Puy de Dôme)
- Suivi de la convention, des plannings et des prêts de minibus + location et facturation matériel communal
- Suivi des ERP de la commune et des contrats de maintenance.
- Rédaction et accompagnement administratif dans la production d'écrits administratifs (Saisie courriers, rapports, compte rendu, arrêtés municipaux d'occupation temporaire de voirie, - assistance à la rédaction des constats, participation au cahier des charge des marchés des assurances, aide à la préparation des différentes commissions, rédaction des convocations aux commissions travaux, sécurité, relevés de décisions...)
- Suivi des demandes d'autorisations de voirie et AOT (autorisation d'occupation du domaine public) dont droit de place
- Suivi des DT-DICT (déclarations de travaux)

Gestion financière :
- Mise en oeuvre de l'ingénierie financière pilotée par la direction des finances en lien avec les directions des opérations et des infrastructures
- Suivi et gestion du traitement administratif des commandes (devis, bons de commande, engagements, bons de livraison, vérification et gestion des factures, vérification du service fait) en lien avec les chefs de services techniques et le service finances
- Suivi budgétaire des consommations de crédit des services techniques en lien avec le service finances
- Suivi des consommations d'essence et de l'état du parc automobile

Deuxième niveau de proximité auprès du public :
- Accueil du public professionnel
- Écoute et accompagnement du public dans les démarches à effectuer
- Accompagnement et suivi des différentes demandes destinées aux services techniques (fiches de travaux, demandes liées aux festivités notamment...)

Taches accessoires :
- Participation à l'adressage avec la direction concernée
- Binôme sur la facturation de l'eau.