Assistant à la Direction Générale des Services - Assistant du Maire en Charge Des... H/F

Communes

A sein de la direction générale

Missions

Direction Générale :
- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu (Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages), réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l'archivage des dossiers)
- Suivi des projets et activités de la direction (intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques), organisation logistique et planification de réunions (Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
-Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion, rédiger les comptes rendus), tenue et suivi de tableau de bords, création et mise à jour de fiches de procédures
- Réceptionner et enregistrer sur logiciel « Following » tout le courrier arrivant à la Mairie.

Affaires Générales :
- Assurer la gestion administrative des assemblées (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Réunion des services opérationnels):
- Rédiger les notes de synthèse, envoyer les convocations, ordres du jour
- Traduire les décisions prises en séances par les élus (rédaction des délibérations, des comptes rendus des séances, élaboration des procès-verbaux)
- Suivre les notifications, contrôle de légalité, publicité légale.

Marché Publics (Assistante junior) :
-Appui administratif sur la gestion des marchés publics, principalement sur le suivi des contrats de faibles montants (inférieurs à 40 000 €)
-Tenue du tableau de suivi des marchés et alerte les services sur les échéances
- assure la préparation des actes administratifs associés à ces procédures (Rédaction des projets de décisions du Maire
- Envoi des notifications aux titulaires
- Classement et archivage des pièces (papier ou numérique)
- Aide à la gestion administrative des marchés des marchés + 40 000 €
- Préparation de documents liés à l'exécution : exemple DC4 pour sous-traitance.