Assistant Administratif H/F Mercato de l'emploi

Rattaché·e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants.

Vos missions

Gestion administrative et facturation

- Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise.

- Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures.

- Assurer le recouvrement et le suivi des paiements.

- Gérer les encaissements (tous modes de paiement).

- Contrôler le calcul des commissions des commerciaux.

Gestion des baux et du parc d'affichage

- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement.

- Constituer et transmettre les dossiers de baux.

- Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin.

- Suivre les impressions de panneaux et les bouclages.

- Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.

- Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage.

Relations clients, fournisseurs et partenaires

- Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs.

- Être l'interlocuteur·rice privilégié·e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents).

- Gérer la relation avec les prestataires infographistes.

- Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier).

Suivi d'activité, reporting et organisation

- Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité.

- Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année.

- Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés.

- Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers.

- Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions.

Support commercial et coordination des campagnes

- Collaborer sur la partie commerciale (mailings).

- Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage.

- Traiter les mails et demandes diverses.

- Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.