Agent d'Accueil - Etat Civil - Mairie de Erquinghem-Lys H/F

Communes

L'agent d'accueil et d'état civil représente la première interface entre la population et la mairie. Véritable porte d'entrée de la collectivité, il incarne l'image de la Ville d'Erquinghem-Lys en assurant un accueil attentif, professionnel et humain. Son rôle est déterminant pour garantir un service public de qualité, accessible, réactif et respectueux des usagers. Au-delà de l'accueil, il assure le traitement administratif de missions essentielles à la vie citoyenne telles que l'état civil, les titres sécurisés, la gestion du cimetière ou encore les élections. Il contribue directement à la bonne organisation de la vie locale et au maintien d'une relation de confiance entre la collectivité et ses habitants.

En concentrant l'essentiel des premières demandes, attentes ou inquiétudes des usagers. L'agent d'accueil joue donc un rôle stratégique : celui d'écouter, de désamorcer les tensions, d'orienter efficacement et de donner à chaque habitant le sentiment d'être accueilli et reconnu. Ce rôle pivot permet de fluidifier l'activité des services, d'améliorer la satisfaction des usagers et de renforcer l'image positive de la collectivité.

Activités principales

- Assurer l'accueil physique : information, orientation, gestion des demandes, écoute et accompagnement des usagers.
- Assurer l'accueil téléphonique : filtrage, prise de messages, réponses adaptées, gestion des situations d'urgence ou de tension.
- Gérer le cimetière : tenue des registres, renouvellements, suivis administratifs des concessions, coordination avec les opérateurs funéraires.
- Assurer le traitement des actes d'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, délivrance d'actes.
- Organiser les cérémonies de mariage et les baptêmes républicains : constitution des dossiers, relation avec les élus, préparation logistique.
- Instruire les demandes de CNI et passeports : prise de rendez-vous, recueil biométrique, vérification des pièces, suivi jusqu'à la remise du titre.
- Assurer le suivi administratif des élections : inscriptions, radiations, gestion des listes électorales, préparation matérielle des scrutins.
- Tenir une permanence le samedi matin, une fois par mois.
Activités secondaires

- Participation à des missions administratives transversales selon les besoins du service.

Relations fonctionnelles

- Internes : Élus, Direction générale, services municipaux
- Externes : Usagers, services de l'État, partenaires institutionnels, opérateurs funéraires