Chargé de Mission à la Direction Générale des Services Réf. 44561 H/F

Sorbonne Université– Services Universitaires

Fonctions : Chargé(e) de mission à la Direction générale des services
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J - Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 3 ans).

Missions du poste :

Le (la) chargé(e) de mission appuie l'équipe de la Direction générale des services dans ses activités de pilotage de l'établissement et d'animation des directions et des projets.

Le (la) chargé(e) de mission apporte un soutien stratégique, organisationnel et administratif à la DGS et aux DGS adjoints en exerçant des missions de rédactions de notes, d'animation de groupes de travail / réunions, de mise en oeuvre de procédures etc. Il ou elle est force de proposition sur les procédures visant à sécuriser le fonctionnement de l'établissement et le suivi de la mise en oeuvre des décisions politiques et administratives.

Membre à part entière de la DGS, le ou la chargé(e) de mission pilote des projets au nom de la DGS sur un certain nombre de sujets stratégiques pour l'établissement.

Le ou la chargé(e) de mission participe aux comités stratégiques de l'établissement (CODIR, Comité DG) pour lesquels il ou elle organise les ordres du jour, rédige les comptes rendus et veille à la mise en oeuvre des décisions prises lors de ces comités.

Les activités principales sont les suivantes :

- Suivi transverse des activités de la Direction générale des services : participation à des réunions sur un certain nombre de sujets transversaux, suivi de la mise en oeuvre des décisions prises par la Direction générale des services ou par l'équipe de direction générale (DGS/DGSA/DGF), rédaction de notes sur des sujets traités par la DGS, proposition de procédures et/ou de fonctionnement à l'échelle de l'établissement
- Pilotage et/ou coordination de projets ou de chantiers stratégiques pour le compte de la DGS : schéma directeur du numérique, parapheur électronique, outils de travail collaboratif...
- Mise en place des actions de coordination des différentes directions impliquées dans les projets transversaux
- Contribution à la fluidité de l'information en travaillant étroitement avec la communication interne: fil d'actualité, mailing aux personnels, journée d'accueil des nouveaux personnels, mise à jour de l'organigramme général de l'administration
- Organisation du séminaire annuel de l'administration (mise en oeuvre de la programmation selon la thématique choisie, identification des intervenants...)
- Accompagnement des membres de la DG sur certains dossiers et/ou urgences liées à l'actualité : veille stratégique, suivi de réunions, harmonisation des besoins et mise en place de procédure
- Rédaction de notes et de rapports à la demande de la directrice générale des services
- Organisation de l'activité du secrétariat de la direction (2 agent-es)
- Suivi et contribution aux projets de transformation et de réorganisation en lien avec la direction de l'accompagnement à la stratégie et à la transformation