Chargé de Scolarité H/F

Institut Catholique de Lille

Dans le cadre d'une création de poste nous recrutons, pour la Faculté de Droit, campus d'Issy-les-Moulineaux, un(e) chargé(e) de scolarité en CDI à temps plein, poste à pourvoir dès que possible.

Vos missions seront les suivantes :

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l'année d'étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ;
* Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques
* Anglais niveau B2 minimum
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.