Assistant de Direction H/F Groupe Colisee

Votre quotidien chez nous :

Véritable bras droit du directeur.trice, vous aurez pour principal objectif d'assurer la gestion opérationnelle de la structure:

I/ GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE ET DE LA VIE COURANTE DE LA RESIDENCE

oAssurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement...) ;

oAssurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties...) ;

oAssurer la gestion comptable :

Procéder à la facturation client en respectant les exigences du Groupe ;

Suivre les factures impayées au regard des informations transmises par la comptabilité ;

Assurer la bonne circulation de l'information entre la résidence et le service comptabilité.

II/ PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

oParticiper à l'organisation et à la coordination des activités de l'équipe pluridisciplinaire ;

oParticiper à la gestion des plannings en liaison avec le Directeur et l'IDEC/Cadre de santé ;

oParticiper aux recrutements et pourvoir aux remplacements des salariés non-cadres ;

oParticiper à la gestion administrative du personnel dans le respect de la règlementation :

Participation à l'élaboration des contrats de travail et démarches administratives afférentes à l'embauche d'un salarié ;

Tenue des registres obligatoires ;

Gestion des attestations de salaire maladie et AT ;

Suivi des visites médicales.

III/ GESTION COMMERCIALE ET DE LA RELATION CLIENTS

oParticiper à l'optimisation du taux d'occupation ;

oProcéder à l'accueil téléphonique et physique des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée ;

oSuivre et relancer les contacts et suivre la liste d'attente ;

oParticiper à l'ouverture de l'EHPAD dans la vie de la cité ;

oParticiper à la gestion des relations avec les familles et les résidents :

Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;

Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles

IV/ PARTICIPATION A LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET D'ETABLISSEMENT ET DU SYSTEME DE MANAGEMENT PAR LA QUALITE

oParticipation à l'élaboration et à la réalisation des objectifs de la convention tripartite formalisée par des fiches projet ;

oAccompagner la mise en oeuvre du système de management par la Qualité ;

oParticiper à la préparation de l'établissement à l'évaluation externe ;

oParticiper à la mise en oeuvre de la Qualité des services apportés aux résidents dans les domaines suivants :

L'hébergement et la restauration ;

L'animation et la vie sociale.

oParticiper à l'évaluation interne à l'aide du référentiel « Colisée » ;

oVeiller au respect et à l'application de la règlementation en vigueur et notamment en ce qui concerne le code de l'action sociale et des familles.